Tre faktorer som skapar väntetider

Inom metodiken Lean handlar det om att eliminera moment inom sina affärsflöden/leveranser som inte tillför något värde. För att uppnå detta behöver resurser och tid användas så effektivt som möjligt, allt annat är slöseri, även kallat waste. Det finns i huvudsak tre faktorer som skapar väntetid och är hinder för effektivitet; Muri, Mura och Muda.

Muri innebär överbelastade resurser, en överbelastning av människor, system eller andra resurser. Det kan te sig i formen av en ständigt växande backlog, omfattande projektportfölj eller upplevd resursbrist.

Mura innebär ojämn belastning, en oregelbundenhet och variation i både arbetsbelastning, resurstillgång eller processer. Det kan vara oregelbundet inflöde av arbete, ett ryckigt tempo eller att arbetsinsatsen vid ett tillfälle/plats är hög och på en annan låg.

Muda består av åtta olika faktorer som inte tillför något värde, även kallat waste. Det kan vara onödigt arbete, outnyttjade resurser eller rent slöseri. Muda är ett av nyckelbegreppen inom Lean och nämns oftast tillsammans med Mura och Muri.

Muri och Mura är något som du som ledare kan påverka, båda dessa leder till Muda.

Hur skapar ledarskapet Muri och Mura och vad blir konsekvensen?

Muri och Mura är inte bara ”lite ineffektivitet”, de är symptom på en obalanserad organisation. Många gånger uppstår Muri och Mura som en direkt följd av hur ledningen styr organisationen. Gott syftande styrning kan leda fel och nedan beskrivs ett par exempel.

• Det sätts orealistiska mål utan hänsyn till kapacitet. Överambitiösa mål eller en ständigt växande backlog utan tillräckliga resurser driver överbelastning.
• Det startas fler initiativ/projekt än vad organisationen har kapacitet för, vilket i sin tur skapar konkurrens om tid och fokus. Det är vidare vetenskapligt bevisat att effektiviteten ökar om vi fokuserar på färre saker i taget.
• Vår affärsplan = carte blanche. Finns det ingen samsyn och gemensam plan för framtida initiativ blir risken att vi skapar både en överbelastning och oregelbundenhet i organisationen i form av ketchupeffekt med överraskande projekt.
• Ständiga omprioriteringar och sena ändringar av beslut skapar ryckighet och leder till en oregelbundenhet i arbetsbelastning.
• Organisatoriska silos orsakar oförutsägbara beroenden och ineffektiva överlämningar.
• Brister i kapacitetsstyrning och/eller ignorans av faktiska data om arbetsbelastning leder till att vi planerar utan att förstå den faktiska kapaciteten hos team och individer.

Varför är detta ett problem?

Muri och Muda slår hårt mot organisationen på både individ-, team och systemnivå. På individnivå uttrycker det sig i stress och ökad sjukfrånvaro, kontextbyten samt en tendens till att ta genvägar i lösningar vilket i sin tur genererar lägre kvalitet och fler fel i leveransen.

På teamnivå finns en risk för ojämn belastning inom teamet samt skapa en lägre grad av ansvarskänsla då fokus blir att överleva sin arbetsbörda. När team ständigt får mer än de klarar av, uppstår frustration och en misstro mot ledningen samt mellan teammedlemmar. Det kan även uppstå en ojämn belastning mellan flera team samt skapa planeringsproblem om inflödet av arbete kommer i ojämn takt.

Ur ett organisatoriskt perspektiv får vi en sänkt leveransförmåga och inget flöde av värdeleveranser. Det skapas flaskhalsar i form av överbelastade individer, team och/eller processer. Vi slösar med resurser, t.ex. väntetider, överlämningar och onödig lagerhållning, och vi tappar förmågan att skala upp då det inte går att skala på en ojämn/ineffektiv process. Förbättringsarbetet stagnerar och vi blir mindre konkurrenskraftiga.

Tips till dig som ledare!

1. Visualisera arbetet. Det är ett av det mest kraftfulla verktyget för att förebygga Muri och Mura. Genom att visualisera ert arbete skapar ni en gemensam bild av läget.
2. Eliminera flaskhalsar. För att möjliggöra det behöver ni först förstå och visualisera era flöden, utifrån det kan ni identifiera era flaskhalsar.
3. Mät leveranskapaciteten. Att förstå hur mycket arbete ett team eller en organisation faktiskt kan leverera under en given tidsperiod är avgörande för att kunna fatta relevanta beslut, göra en realistisk affärsplan och balansera resurser.
4. Plana ut inflödet. Ett jämnt inflöde möjliggör ett jämnt utflöde. Det skapar stabilitet, förutsägbarhet och bättre förutsättningar för kvalitet i leveransen.
5. Minska WIP. Gör färre saker samtidigt och avsluta innan ni startar nytt. Det är applicerbart på aktivering av initiativ från ledningsnivå såväl som arbete på individ- och teamnivå.

Muri och Muda är naturligtvis inte resultatet av illvilja, det är nästan alltid resultatet av brist på insikt. Att leda för flöde kräver att se helheten, sitt eget bidrag i ledarskapet och inte bara teamens prestation. Vi vet dock att effektivitet inte handlar om att pressa systemet hårdare utan om att ta bort det som stör flödet.

Vilket är det första lilla hindret du kan ta bort idag för att förbättra flödet i din organisation?

För att skapa lite överblick har vi på Onbird identifierat och paketerat 12 faktorer som bidrar till ett effektivare flöde. Dessa kan du ladda ned HÄR. 

Vet du hur värdeflödet ser ut i din organisation?

I många organisationer råder ett slags vardagsblindhet när det kommer till hur värde faktiskt skapas och levereras. Man vet ungefär hur saker går till, men när man frågar fem personer hur en viss process fungerar får man sju olika svar. Det är inte bara en kul observation – det är en affärsrisk.

Organisationer är vanligen organiserade utifrån att hantera sin personal. Det skapar en siloeffekt och silooptimering medan organisationens värdeflöden går över silos. Utan en samsyn och tydlig bild av hur flödena ser ut blir det svårt att:

• Prioritera rätt insatser
• Identifiera flaskhalsar
• Skapa förståelse mellan team
• Mäta och förbättra det som faktiskt gör skillnad

Värdeflödeskartläggning skapar en visuell samsyn

Value Stream Mapping (VSM), är en metod för att kartlägga hur värde flödar från behov till leverans. Den hjälper team och ledare att:

• Visualisera processens steg
• Identifiera onödiga väntetider eller annan typ av waste
• Skapa samsyn kring hur det ser ut i verkligheten

Ibland är det klokt att börja med en ännu enklare metod. Då kommer SIPOC in i bilden och kan ge en snabb helikoptersyn. SIPOC står för Supplier, Input, Process, Output, Customer och ger en enkel överblick av processen från start till slut. SIPOC passar extra bra för ledningsgrupper, processteam eller tvärfunktionella forum som vill förstå vad som händer innan man gräver i hur.

Vad är värdet av att kartlägga och optimera sina flöden?

Först och främst: förståelse. Förståelse för hur organisationen fungerar, hur värde faktiskt uppstår och vilka vägar som krävs för att ta sig dit. För det andra: större möjligheter att över huvud taget kunna påverka och förbättra de utmaningar vi har i nuläget. Andra områden som påverkas:

  Affärsresultat

• Snabbare time-to-market/TTM och leveranser till kund kommer sannolikt att generera nöjdare kunder.
• Bättre kvalitet från start? Snabbare leveranser innebär att det även går snabbare att fixa fel och få ut till kund.
• Processerna blir snabbare genom minimerade avbrott, minskade resurser, minimering av onödigt arbete och minskad lagerkostnad i form av t.ex. kod som ej är produktionssatt.

Strategisk anpassningsförmåga

• Högre grad av marknadsanpassning och vi minskar risken att bli omsprungna av konkurrenter.
• Bättre förutsättningar att skala upp vår verksamhet. Att skala på ineffektiva flöden är svårare och skapar högre belastning.
• Mer tid för innovation. Vi kan frigöra tid och resurser, snabbt iterera och justera nya idéer.

Relevanta och datadrivna beslut

• Med flöden som går att mäta och analysera kan vi identifiera förbättringsområden, utifrån det fattar vi mer grundade beslut om att t.ex. omfördela resurser eller kompetens.
• Vi kan få realtidsdata och -analys för snabbare och bättre beslut. Vi tittar på insikter istället för antaganden, ett exempel är A/B-testning.

Medarbetarnöjdhet

Det är få medarbetare som trivs i en arbetsmiljö med avbrutna, långsamma och otydliga flöden. Ett tydligt och bra flöde skapar sannolikt gladare team, mindre friktion och mer engagerade medarbetare.

Att göra en värdeflödeskartläggning (VSM)

Börja med att göra en SIPOC för en viktig process inom er organisation. Ladda ned och ta hjälp av vår SIPOC-guide om så behövs. Ta 45 minuter tillsammans med nyckelpersoner och rita upp vem som levererar input, vad ni behöver för att starta, vilka steg sker, vad blir outputen och vem är er kund. Därefter kan ni bygga vidare med en mer detaljerad värdeflödeskartläggning för att hitta flaskhalsar och förbättringsmöjligheter.

Vi hjälper dig!

Vill du ha stöd i att facilitera en SIPOC eller VSM med ditt team? Hör av dig så hjälper vi dig i gång!

• Här kan du läsa mer vår Cykelbutik, en 2-timmarsövning i värdeflödeskartläggning med modellen SIPOC.
• För att få mer kunskap och förståelse för vad som möjliggör och stoppar flöde, reflektera och insikter i förbättringar kopplad till Din organisation erbjuder vi även en heldag.
• Vill du hålla en egen workshop för att identifiera ett flöde kan du ta hjälp av vår faciliteringsguide.
• Vi pratar ofta om vad som hindrar flöden. Vill du istället veta vad som främjar flöden? Ladda hem vår guide med 12 faktorer som främjar flöde!

Ofta får man höra att det inte går att jobba Agilt med SAP då det är uppbyggt från ett strikt vattenfallstänk men stämmer det verkligen, är SAP så enkelt att alla steg är lätta att förutse eller har även SAP blivit en komplex massa som kräver mer nyfikenhet och utveckling i små steg istället för större kontrollerade produktionssättningar?

SAP har utvecklats mycket de senaste åren, och lösningar som SAP S/4HANA, SAP Cloud Platform och SAP Fiori erbjuder mer flexibilitet, modularitet och integreringsmöjligheter än tidigare. I takt med att SAP-lösningarna blivit mer avancerade, har även utvecklingsarbetet blivit mer komplext och mindre förutsägbart.

Styrkor

Styrkan för Agilt finner du när du jobbar med projekt eller system som är komplexa och där lösningen kräver mer än enkla checklistor/beskrivningar av vad som ska göras. Det finns delar inom SAP som är enkla och när man implementerar det inom ett mindre segment kan det vara en fördel att bryta ner i Gant scheman och WBS:er men så fort lösningen växer eller får några år på nacken blir förutsägbarheten svårare och svårare. 

Styrkan i Vattenfall är att man på förhand vet vad det är man ska åstadkomma i detalj, under hur lång till och till vilken kostnad. Styrkan i Agilt å andra sidan är att det fokuserar på flödet av arbete, att få rätt saker gjorda.

Nackdel

Nackdelen med Agilt är att det finns en viss osäkerhet i vad slutprodukten kommer att innebära och därmed kan det vara svårt att få ”by in” från stakeholders. Medan nackdelen med Vattenfall är att men ytterst sällan lyckas hålla sig till den plan man gjort innan vilket skapar konflikter,  ökade kostnader och det tar långt tid innan något ”blir gjort”.

Vad kan man då göra för att förnya sättet organisationen arbetar på och få ut så mycket som möjligt?

Skapa tvärfunktionella team

För att nå agila mål bör organisationen delas in i tvärfunktionella team med ansvarsfödelning runt en produkt. Varje team bör bestå av:

• SAP-experter (utvecklare, konfigurationsspecialister, etc.)
• Processägare som representerar verksamhetens behov
• Scrum Master eller Agile Coach för att säkerställa ett effektivt arbetssätt
• Testare och kvalitetsansvariga

Syftet är att samla all kompetens som behövs för att leverera värde utan onödiga beroenden mellan olika team.

Inför en skalerad agil modell

I en störrre organisation med många team behöver man en övergripande planering och det finns då ett antal ramverk att luta sig mot. Dessa ramverk erbjuder generellt:

– Gemensamma sprintar och planeringssessioner

– En portföljhanteringsprocess för att prioritera och styra arbetet utifrån verksamhetens behov

– Återkommande PI (Program Increment)/ Big rooms – planeringsmöten för att skapa gemensamma mål för en tidsperiod

Etablera produktorienterat arbetssätt

Istället för att arbeta projektbaserat bör SAP-organisationen skifta till ett produktorienterat arbetssätt. Detta innebär att varje team är ansvarigt för en specifik del av SAP-lösningen, exempelvis:

• Order-to-Cash
• Procure-to-Pay
• HR och Lön

Genom att ha tydliga produktägare som prioriterar backloggen för respektive område säkerställs att teamen fokuserar på att leverera affärsvärde.

Mät och förbättra kontinuerligt

För att nå framgång behöver organisationen mäta framsteg och identifiera förbättringsområden. Mätetal kan exempelvis vara:

• Ledtid, tid från identifierat behov till levererad lösning
• Cykeltid, hur ofta nya funktioner levereras till produktion
• Antal buggar,  se över om en ökad förekost av buggar är kopplade till nya leveranser
• Använd retrospektiv för att lära av tidigare arbeten och kontinuerligt förbättra teamens processer

Sist och kanske viktigast av allt är att säkerställ en kultur av lärande och samarbete

 Agila organisationer bygger på en kultur där lärande och samarbete är i fokus. För att stärka detta:

– Håll regelbundna retrospektivs och workshops

– Uppmuntra team att dela insikter och framgångar

– Skapa en miljö där det är säkert att experimentera och misslyckas

”Vi genomförde en undersökning i en SAP-organsation som jobbat Agilt i några år, känslan i teamen efter att ha gått över från helt fri planeringa och Kanban alternativt månadssprintar till två veckors sprintar. Resultatet var tydligt vad gäller att teamen planerade på samma veckor och med valbart mellan 2 alt 4 veckorssprintar. På så sätt kunden teamen mycket lättare förhålla sig till när saker förväntades bli gjorda och man tog bort en onödig komplexitet i planeringe.”    

SAP-projekt kan absolut dra nytta av agila principer, även SAP själva har tagit fram metoden SAP Activate för att passa den nya mer komplexa fanan av olika SAP system. Det kräver anpassning av de metoder och processer man väljer för att hantera specifika organisatoriska krav och beroenden. Genom att kombinera vattenfallsstruktur för stabilitet med agila arbetssätt för flexibilitet och snabb feedback kan man skapa en effektiv och modern SAP-leveransmodell.

Vill ni ha hjälp att se över er organisation för att hitta förbättringar kan ni boka en tid i formuläret nedan.

Den osynliga bromsen – hur ineffektiva flöden kostar mer än du tror.

Har du någonsin känt frustrationen över processer som borde gå smidigt men ändå fastnar? Du är inte ensam. Många organisationer kämpar med att hålla sina flöden – oavsett om det gäller IT, produktion eller kundtjänst – i rörelse. Men vad är det som faktiskt stoppar oss, och hur kan vi bryta igenom hindren?

Vad är flöde och varför är det viktigt?

• Flöde innebär, t.ex. ”den smidiga rörelsen av arbete, information eller resurser genom en process”.
• Flöde är avgörande för organisationens framgång:
• Snabbare leveranstider.
• Bättre kundupplevelser.
• Effektiv resursanvändning.

Här är några exempel på vanliga flödeshinder:

• Flaskhalsar: När ett steg i processen inte kan hålla jämna steg med resten.
• Bristande transparens: När data eller information är svår att spåra.
• Överbelastning/WIP: För mycket på gång samtidigt leder till ineffektivitet.
• Silos: Avdelningar som inte kommunicerar eller delar information.
• Manuella processer: Repetitiva och långsamma uppgifter som kunde automatiseras.

Vad leder konsekvenserna av dåligt flöde till?

• Försenade projekt och leveranser: Långsamma processer minskar konkurrenskraften.
• Missnöjda kunder: Långa väntetider eller oförutsägbara leveranser skadar kundupplevelsen.
• Högre kostnader: Ineffektivitet innebär ofta slöseri med resurser.
• Personalens frustration: Ineffektiva flöden skapar stress och minskar arbetsglädjen.
• ”Ineffektivitet”: En allestädes närvarande vetskap om att vi nog skulle kunna vara ännu bättre.

Hur vi hjälper er att förbättra era flöden

1. Identifiera flaskhalsar: Vi analyserar arbetsflöden och hittar de steg där arbetet stannar upp.
2. Automatisera repetitiva processer: Vi ger stöd i användning av teknik för att minska manuellt arbete.
3. Inför WIP-limitar: Vi hjälper er att identifiera och begränsa mängden arbete som hanteras samtidigt.
4. Bryt ner silos: Vi leder er till bättre integration och kommunikation mellan avdelningar.
5. Mät och optimera: Vi lär er använda nyckeltal som Cycle Time, Throughput och Lead Time för att övervaka framsteg.

Att ta första steget

Att skapa smidiga flöden handlar inte bara om att spara tid – det handlar om att frigöra potential, för både medarbetare och organisationen som helhet. Genom att identifiera hinder och ta strategiska beslut kan vi öppna dörren till framgång. Så, vad hindrar dina flöden idag, och vad kan du göra åt det?

Kontakta oss, så hjälper vi dig.

Vill du veta mer om hur du kan förbättra dina flöden innan du tar ett beslut? Lyssna på vårt webinar om effektiva IT-flöden genom att följa denna länk.

Du kan även ladda ner denna checklista för en tydlig bild av de 8 formerna av waste.

Att införa agila metoder i en organisation kan vara en spännande och givande resa, men det finns utmaningar på vägen. På Onbird, där vi har stöttat företag genom förändringsprocesser inom IT sedan 2006, har vi sett många vanliga misstag som kan hindra agila arbetssätt från att nå sin fulla potential. Här delar vi några av dessa fallgropar och hur man kan undvika dem.

Att se agila metoder som en universallösning

Ett av de vanligaste misstagen är att tro att agila metoder automatiskt kommer att lösa alla problem. Även om agila arbetssätt är kraftfulla verktyg, kräver de engagemang och förståelse för att verkligen göra skillnad. Vi har exempelvis arbetat med ett företag som snabbt införde agila processer för att förbättra leveranstider, men utan att ta itu med underliggande kulturella problem eller investera i utbildning. Resultatet blev en ytlig förändring där de gamla problemen kvarstod. För att undvika detta misstag är det viktigt att se agila metoder som en del av en större förändringsresa, inte som en snabb lösning. Det kräver att hela organisationen förstår och är villig att arbeta med de djupare förändringar som krävs för att lyckas. På Onbird arbetar vi ofta med förändringsledning för att säkerställa att hela organisationen är redo för denna resa.

Felaktig implementering av roller

En annan vanlig fälla är att inte fullt ut förstå och respektera de roller som agila metoder introducerar, till exempel den som leder teamet och den som prioriterar arbetsuppgifter. Ibland ser vi att chefer försöker kombinera dessa roller med sina traditionella kontrollfunktioner, vilket skapar konflikter och förhindrar att agila arbetssätt får den autonomi de kräver.

Vi har till exempel sett en stor IT-avdelning där en chef tog på sig att leda teamet men samtidigt fortsatte att diktera arbetet, vilket minskade motivationen och innovationen. För att undvika detta är det viktigt att förstå att ledarens roll i ett agilt team handlar om att coacha och stödja, inte att styra. Rätt utbildning och tydlig rollfördelning är avgörande, och på Onbird erbjuder vi utbildningar och workshops för att hjälpa organisationer implementera dessa roller korrekt.

Överbelastning av teamen

Ett vanligt misstag är att överbelasta teamen med för många uppgifter, ofta på grund av en missuppfattning om vad som menas med ”högt tempo” i agila arbetssätt. Vi har sett företag som fyller sina arbetscykler med orimliga mängder arbete, vilket leder till stress, sämre kvalitet och en känsla av hopplöshet bland medarbetarna. För att undvika detta är det viktigt att sätta realistiska mål för varje arbetscykel och att lita på teamets bedömning av vad de kan åstadkomma. På Onbird hjälper vi företag att skapa hållbara arbetssätt där teamen kan arbeta effektivt utan att riskera utbrändhet.

Ignorera reflektion och förbättring

Regelbundna reflektioner och förbättringsmöten är centrala i agila metoder, men ofta ser vi att dessa möten ignoreras eller inte tas på allvar. Vi har arbetat med företag där dessa möten blev en formalitet utan verklig uppföljning, vilket ledde till att teamets feedback inte omsattes i praktiken.

För att undvika detta misstag är det avgörande att dessa möten ses som en möjlighet att kontinuerligt förbättra arbetssättet. På Onbird hjälper vi företag att få ut maximalt värde från sina reflektioner genom att facilitera mötena och säkerställa att de leder till verkliga förändringar.

Förbise kulturens betydelse

Slutligen är det vanligt att underskatta betydelsen av företagskulturen när man inför agila arbetssätt. En hierarkisk och rigid kultur kan kväva agila processer redan från början.

Vi har sett exempel på företag där ledningen säger sig vilja införa agila metoder, men samtidigt fortsätter att främja en kultur av mikrostyrning och bristande förtroende. För att undvika detta är det nödvändigt att skapa en kultur som stöttar agila värderingar som öppenhet, tillit och självorganisering. På Onbird arbetar vi nära våra kunder för att hjälpa dem bygga en sådan kultur genom förändringsledning och kulturutveckling.

Avslutning

Att införa agila metoder kan vara en transformerande process för en organisation, men det kräver medvetenhet om de vanliga fallgroparna och en vilja att arbeta med de förändringar som krävs. Genom att undvika de misstag vi har diskuterat och istället fokusera på en grundlig och engagerad implementation, kan företag skapa en miljö där innovation och effektivitet frodas. På Onbird är vi här för att stödja er genom varje steg på vägen, från utbildning och rådgivning till praktisk implementering och kontinuerlig förbättring.

Hur gör man när både agila metoder och projekt ska samexistera?

Under hösten fick våra fina kollegor Nathalie Heisner, Jeffrey Schmitz och Martin Comstedt möjligheten att återkomma till den populära Projektledarpodden. Huvudsyftet denna gång var att få diskutera och förklara hur projekt kan samexistera med agil metodik. Många använder agila metoder inom vissa delar av organisationen, men de behöver förr eller senare samarbeta med andra funktioner som bygger sitt arbete kring projekt. Kan metodikerna samexistera? I så fall hur?

Förutom att diskutera kring ämnet, passar vi även på att trycka lite för vår endagsutbildning som tar upp just detta! Mer info om den hittar du här: Att kombinera Agilt och projekt.

Många av våra mest populära workshops och teamövningar hittar du här.

Avsnittet i sin helhet finner du här (scrolla till avsnitt 46):

Om ingen avsnittsspelare visas, kan du klicka här.

Har ni infört agila metoder och satt upp agila team, men det startas samtidigt projekt för prioriterade initiativ? I så fall har ni antagligen också stött på konflikter i detta, för ofta har man helt olika ingångsvärden kring vad som är viktigt och hur man ska hantera genomförandet och leveransen av dessa initiativ. Att kombinera projekt och agilt är inte lätt. Man kan kombinera agilt och projekt på flera olika sätt, men inget är utan utmaningar. Här har vi tagit upp några sätt som projekt och agilt kan samverka, men det finns säkert fler. Vi erbjuder även en heldagskurs i att kombinera projekt och agilt för dig som vill dyka djupare i den här frågan.

Låt oss gå igenom de olika varianterna, men först en liten påminnelse: För att kunna kombinera projekt och agilt så behöver man ha vettiga strukturer för både projekt och agilt. Så låt oss börja med att titta på ett par varianter av projekt som INTE kombineras med agilt, innan vi listar 3 sätt som de kan kombineras på.

Project In Name Only (PINO)

När någon säger ”Projekt” så kan det betyda nästan vad som helst. I mindre organisationer kan ett projekt helt enkelt bara innebära att någon eller några personer jobbar med något som inte har med den dagliga driften att göra. Projektmetodiken kan vara så basalt som ett gemensamt dokument, några möten och Kajsas presentation på måndagsmötet. Eller kanske något semi-uppstyrt med en grov plan, en projektledare och en någorlunda definierad leverans. Det här går naturligtvis inte kombinera med någonting alls på ett strukturerat sätt, eftersom man inte vet hur eller varför nästa ”projekt” körs. Så, för att ens ha förutsättningar för att kombinera projekt med agilt behöver man alltså ha någon typ av projektmodell.

Traditionell projektledning med överlämning

Innan vi går in på hur man kombinerar projekt med agilt så kan vi titta på hur det ser ut i en traditionell projektdriven organisation. Här har vi välstrukturerade projekt enligt en standardiserad projektmodell. Projekten uppfyller kritererna för projektdefinitionen: Det är tidsbegränsat, det utförs av en temporär grupp och det har ett i förväg bestämt resultat. När ett projekt är levererat lämnas resultatet över till en förvaltningsorganisation som ser till att produkten eller tjänsten är tillgänglig på obestämd framtid.

Agila metoder togs fram som en reaktion på hur dåligt denna modell levererade inom leveranser med hög osäkerhet. Framförallt vänder man sig mot att sätta upp ”ett i förväg bestämt resultat”. Men även premissen att det är en temporär grupp som levererar ett slutresultat som sedan endast ska förvaltas (och dessutom av andra än de som utvecklat det) är något som ofta fungerar dåligt i en digital kontext. Det här är något som framförallt ramverket DevOps tagit fasta på att mitigera. Å andra sidan finns det fördelar i att hålla ett initiativ tidsbegränsat och bemannat med handplockade resurser som en agil organisation har svårt att matcha. Detta är orsaken till att vi behöver hitta sätt att kombinera de två.

1. Agil projektledning

Ett vanligt sätt att kombinera agilt och projekt är att applicera vissa av de agila principerna inom varje projekt. Organisationen är fortfarande projektstyrd och de yttre ramarna för projekten (budget, resurser, omfattning) är intakta. Det här gör att en organisation som är van att jobba projektstyrt kan fortsätta med business as usual utanför själva projekten. Styrgruppsmöten, budgetdiskussioner, projektkontor, m.m. kan fortsätta operera som förut. Inom projekten anammar man dock de agila principerna i olika stor utsträckning beroende på vilka problem man vill komma åt. Behövs mer flexibla mål? Ersätt kravlista med backlog. Behövs tätare avstämningar i projektgruppen? Inför stand-ups varje dag. Behövs fler delleveranser? Jobba i korta sprintar och dela upp uppgifterna i mindre bitar. Osv.

För en organisation som vill behålla sin struktur och styrning men behöver bli mer flexibla inom projekten, kan detta vara ett bra steg att ta. Rätt utfört kan man dra nytta av många av fördelarna med det agila utan att störa resten av organisationen allt för mycket. Det är dock omöjligt att få till den fulla kraften av det agila arbetssättet eftersom man då behöver involvera mer än bara enskilda projekt. Framförallt sitter man kvar i en uppdelning av utveckling och förvaltning eftersom projekt per definition bara tar ansvar fram till leverans och resultatet då behöver lämnas över till någon annan gruppering. Det är även svårt att få till en kontinuitet i samarbetet, vilket är vad ett agilt team strävar efter. När man hoppar mellan projekt och hela tiden jobbar med nya människor så minskar effektiviteten.

2. Agila team som resurssätter projekt

Hur ser det då ut när vi har fasta agila team men samtidigt driver projekt? För en organisation som utgår från en mer traditionell struktur så ser man de agila teamen som motsvarande linjeorganisationen. Det vill säga att teamen är ”hemmabasen” där de anställda utför de löpande vardagliga uppgifterna, men att det mest är en administrativ och organisatorisk uppdelning. Parallellt med detta existerar projektorganisationen som tar hand om de initiativ som inte ingår i de vardagliga uppgifterna. Projekten resurssätts således med folk från de agila teamen, precis som de skulle tagits från sin linjeroll i en traditionell struktur (se illustration). Personerna kan ibland ”lånas ut” till projekt på heltid, men oftast på deltid. I våra uppdrag ser vi ofta den här lösningen och det leder alltid till slitningar mellan agila team och projekt.

För individen som ska dela sin tid mellan teamet och projektet (eller i värsta fall flera projekt) blir arbetet uppdelat och svårt att överblicka. Det leder ineffektivitet på grund av så kallad ”context switching”. Dessutom förlorar man mycket tid genom att man behöver vara med på både teamets och projektets möten. Det ökar även risken för överbelastning och utbrändhet. Utbrändhet beror oftast på kontrollförlust, snarare än arbetsbelastning. Med många olika sammanhang, arbetssätt och leveranser är det svårt att få harmoni i sin arbetssituation.

För teamen innebär lösningen med att låna ut teammedlemmar till projekt också utmaningar. En grundprincip inom grupputveckling är att gruppen behöver vara intakt under en längre period för att kunna bli effektiv och självgående. När medlemmar kommer och går störs gruppdynamiken och effektiviteten sänks. I ett agilt team vill man också hela tiden öka förutsägbarheten kring vad teamet kan leverera, vilket också blir svårt när medlemmar rycks ur, speciellt ifall det är nyckelpersoner, vilka ofta är de mest eftertraktade till projekten. Med den här lösningen riskerar också teamen tappa fokus på värde, då det inte längre endast är teamets arbete som bidrar till produkten eller värdeströmmen, utan även projektet. Hur säkerställer vi att vi drar åt samma håll?

För projekten är inte heller detta en perfekt lösning. Projektmedlemmar med delat fokus och dragkamp mellan projekt och team är två av de vanligaste problemen. Med bra samarbete och kommunikation mellan projekt och team kan man minska på de negativa effekterna, men man kommer inte åt det grundläggande problemet i gruppdynamiken.

3. Teamen levererar till projekten

Kan vi driva projekt men samtidigt hålla de agila teamen intakta? Vi är övertygade om att det går, men vi säger inte att det är enkelt. Den grundläggande tanken är att projekten i princip bara består av samordnande kompetenser, som projektledning, kommunikation och behovsanalys, men saknar utförande förmågor. Istället ”beställer” projekten funktionalitet från de fasta agila teamen. Teamen tar in kraven från projekten till sina Product Backlogs och hanterar dem på samma sätt som övrigt inkommande arbete. Teamen planerar in projektens arbete i sina sprintar och levererar tillbaka till projekten som tar emot leveranserna.

Även om vi tror att detta är det bästa sättet att kombinera projekt och agilt så betyder inte det att den här lösningen saknar fallgropar. Här är några av dessa som vi kan se:

• Nytt sätt att driva projekt. Projektledaren behöver acceptera att den inte ”äger” sina resurser och förlita sig på att teamen klarar av att leverera det projektet behöver. Är det väl sammansvetsade team bör de kunna leverera snabbare än egna resurser, men det gäller att bevisa det! Som så ofta annars är nycklarna här transparens och kommunikation.
• Utmanande att hålla ihop projektets leverans. När leveranserna är utlokaliserade till olika team blir projektledningens uppgift att hålla ihop det hela till en sammanhållen leverans. För detta krävs ett ”agilt mindset” även från projektledningen, där man justerar planerna längs vägen utifrån lärdomar och resultat.
• Framförhållning från både team och projekt. Projekten behöver komma in med sina önskemål i god tid innan varje sprint och teamen behöver tydligt flagga kapacitet och hinder för att förväntningarna från båda håll ska bli rätt. Här är gemensamma refinements en av nycklarna till framgång. Här behöver också det agila teamet våga ha en lite mer långsiktig planering som korrensponderar mot projektet.
• Vem är det som kör egentligen? Är det Produktägaren eller Projektledaren som har sista ordet i vad teamet levererar? Här är det lätt att det blir konflikter mellan olika viljor, olika filosofier och olika syn på värde. Ett tips är att tidigt reda ut ansvarsfördelningen och förväntningar. Och (ja du gissade det), transparens och kommunikation!

Fördjupning

Vi på Onbird har brottats med hur man får Agilt och Projekt att leva sida vid sida hos många olika kunder under många år. Vi har satt ihop en kurs där vi sammanfattar våra lärdomar kring den här frågan och ger exempel från verkliga världen. Du får chansen att fördjupa dig ytterligare i dessa frågor och få handfasta tips kring hur ni kan få det att fungera så smidigt som möjligt inom er organisation. Läs mer om vår kurs Att kombinera agilt och projekt.

Precis som överallt annars så går det trender även inom arbetsmetoder och organisationsteori. Ingen kan förneka att agila metoder har varit på stadig frammarsch sedan dess introduktion 2001, men allt eftersom det nått ut till fler branscher och fler sammanhang så har metoderna anpassats. Det vi framförallt har sett på senare år är att agilt har letat sig utanför digitala företag och IT-avdelningar in i andra typer av verksamheter. Än så länge tenderar det att introduceras i tät sammankoppling med digitala projekt, men hur längre dröjer det innan man arbetar agilt även i rena verksamhetsfrågor?

Var är vi då på väg? Nedan har vi listat några av våra spaningar kring trender inom agilt för 2023.

1. Kombinationen Projekt & Agilt

Agilt är här för att stanna, men det är också projekten! Många agila evangelister (undertecknad inkluderad) har predikat om en skön ny värld där alla är ombord på den härligt fluffiga agilbussen, men så ser inte verkligheten ut. Vi behöver acceptera att projekt och agilt behöver leva sida vid sida. Men hur gör man det då? Vi har lagt pannorna i djupa veck och brottats med den här utmaningen både i teorin och i praktiken. Vi har inte alla svar, men vi har sammanfattat några lärdomar kring agilt och projekt i en artikel. Vi har även tagit fram en heldags-kurs ”Att kombinera agilt och projekt” för de som vill få en djupare förståelse för krockarna mellan de två samt få handfasta tips för att handskas med dem. Vi har även ett lyckat exempel på kombinationen agilt och projekt med vår kund Luleå Kommun och projektet Digitalt Planprogram.

2. Agilt i större skala

När de agila metoderna tar sig från Silicon Valley-garaget ut i den stora vida världen så inser man snabbt att koordineringen mellan olika team och initiativ blir väldigt central. Ramverk som LeSS och SAFe har tagits fram för att möta dessa behov, men ju större organisationer, desto större komplexitet och desto svårare att adoptera en metodik out-of-the-box. Hur är kulturen? Vilka förutsättningar finns? Vad är målsättningen? Dessa och många fler frågor behöver rätas ut innan man sätter ihop en arbetsmetod som är fungerande för just denna organisation. Alla organisationer är unika (fast oftast inte så unika som de själva tror). Läs mer om hur vi på Onbird hjälpte Alecta med införandet av SAFe med tydliga mätbara mål i grunden.

3. Distribuerade team

Frågan har legat och bubblat i flera år: ”Måste vi verkligen jobba från kontoret”? Pandemin gav svaret: nej! Distribuerade team är numera det nya normala, och med team som inte längre sitter tillsammans kommer nya utmaningar. Scrum och andra agila ramverk har alltid haft en analog ”back to basic”-känsla med post-its, papper och pennor, men i den här distribuerade världen blir vi alltmer beroende av våra digitala verktyg – digitala idétavlor, scrumtavlor, planning poker, videokonferenser och chattar. Digitala verktyg är inte längre bara hjälpmedel utan själva plattformen för teamet, så välj noga och anpassa efter behov. Även gruppdynamiken förändras när vi jobbar primärt digitalt, oavsett om man jobbar agilt eller inte. Hur skapar man lojalitet och gruppsamhörighet när vi inte ses? Läs Johanna Olssons bok Närhet trots avstånd för grundläggande tips kring att samarbeta på distans.

4. Helhetstänk & värdeströmmar

På många ställen har agilt varit ”något som de där på IT sysslar med”, men nu börjar fler förstå storheten i samarbete mellan avdelningar, korta leveranser, anpassning till förutsättningar och allt det andra som agilt står för. Och kanske framförallt att allt hänger ihop – det är inte längre Verksamhet vs IT. Utvecklarna måste förstå vad deras funktioner syftar till och beslutsfattarna måste förstå möjligheter och utmaningar på alla nivåer. Trenden är därför att man pratar allt mer om värdeströmmar – att fånga upp alla aspekter i verksamheten som bidrar till att ett specifikt värde uppnås. Värdeströmmar kan exempelvis vara att attrahera nya kunder, fler annonsörer, högre engagemang, etc. Lean, DevOps och SAFe är ramverk som adresserar det här med värdeströmmar. Även ITIL lägger allt större vikt vid det i de senare upplagorna.

5. AI?

Ingen lista på trender 2023 kan väl vara komplett utan att inkludera AI? Många i branschen säger att automatisering och AI är det nya svarta, men få kan säga hur det skulle påverka arbetsmetoder på något konkret eller signifikant sätt. Många pekar på att många moment kommer att kunna automatiseras med hjälp av AI. Automatiserade processer i all ära, men det är sannerligen inget nytt och det räknas knappast som artificiell intelligens heller, så vi förhåller oss skeptiska men nyfikna på hur AI kommer påverka oss. Men vi på Onbird har i alla fall testat: hur skulle Chat GPT 4 införa agila metoder om hen själv fick välja.

Framtiden

I en allt mer osäker och snabbföränderlig värld är det svårt att veta vad som kommer hända och hur snabbt det går. Kom bara ihåg att alltid vara lyhörd och villig att förändra förbättra!

Förutsättningar

På Svartön utanför Luleå växer för närvarande en av Sveriges största industriparker fram. LKAB, SSAB, Talga med flera bygger nytt för att framställa koldioxidneutralt stål, smarta mineraler och framtidens bilbatterier. För detta krävs infrastruktur och samordning från Luleå Kommuns sida. Stadsplaner och beslut tar ofta för lång tid, således inser Luleå Kommun att de behöver en gemensam plattform och nytt arbetssätt. Uppdraget: Ett Digitalt Planprogram, samt ett agilt arbetssätt som uppmuntrar samarbete, som möter förväntningarna från industrin och politikerna.

Arbetssätt

Projektet börjar med en workshop och utbildning i agila metoder. Gruppen tar själva fram sin målsättning och samarbetsformer. Arbetet drivs sedan i korta iterationer om två veckor vardera, där medlemmarna jobbar deltid, mellan 25-75%. Varje iteration innehåller en konkret leverans med värde, inte bara utredningar eller planer, utan stenhårt fokus på vad som kan levereras här och nu. Varje iteration innehåller en backlog refinement, en sprintplanering med hela teamet, 4 st standups samt demo för styrgrupp och intressenter. Varannan sprint hålls retro för att optimera arbetssätten och varannan sprint hålls styrgruppsmöten för att justera strategin.

Resultat

• Fungerande prototyp på 6 veckor – Redan efter tre iterationer bevisade vi att den föreslagna lösningen skulle funka för syftet.
• Tydligare målgrupp och målbild – Syfte, möjligheter och målbild gick från vaghet till klarhet.
• Nytt agilt arbetssätt – Vi bevisade att vi kan gå ifrån stuprörsorganisation och beställar-leverantör-förhållande till att samarbeta över gränserna och därmed bli effektivare.
• Sätta Luleås stadsplanering på kartan – Projektet har uppmärksammats på många nivåer i hela Sverige. Fas 2 av projektet är redan finansierat.

Mer info/Kontakt

Vill du veta mer om vårt uppdrag? Kontakta Onbirds Torbjörn Dahlström som fungerade som uppdragsansvarig för vårt arbete med Luleå Kommun!

För en sann agilist är drömmen alltid att glömma allt vad projekt och ”vattenfall” heter, helst även helt ignorera alla företagshierarkier med kontrollerande chefer, styltiga budgetprocesser, treårsplaner och internpolitik. Men i verkligheten kommer man inte undan allt detta. I den stora vida verkligheten är fortfarande agilt tankesätt en marginalföreteelse som ”dom där på IT verkar gilla”. Hur övertygad man än är av förträffligheten i Scrum och agila metoder så behöver man förhålla sig till den större företagsvärlden. Och där pratar man projekt. Det finns utvecklingsbudgetar, lönsamhetskrav, strategiska planer och man styr fördelningen av resurser till nya initiativ med hjälp av projekt. Går det kombinera projektstyrning med agila team? Kombinera projektbudget med flexibelt scope? Projektledare med Produktägare? Projekt med produkt? Absolut!

Alla organisationer kommer med sina unika förutsättningar, så hur bra och på vilket sätt man kan kombinera agilt och projekt kommer att variera. Om man vill ha mer djupgående kunskap i ämnet så rekommenderar vi vår kurs ”Att kombinera agilt och projekt”. Men här i denna text försöker vi ge tips kring vissa utmaningar när man vill jobba agilt inom projekt.

Ny kurs inom Agile

Att kombinera agilt och projekt

I kursen ”Kombinera agilt och projekt” får du en förståelse för drivkrafterna bakom båda sidorna och dessutom kunskap i hur de kan kombineras.

Erbjudande!
Pris: 11 000 SEK  8 800 kr (20% rabatt)
Datum: 11 okt 2023, 5 dec 2023

Ny kurs inom Agile

Att kombinera agilt och projekt

I kursen ”Kombinera agilt och projekt” får du en förståelse för drivkrafterna bakom båda sidorna och dessutom kunskap i hur de kan kombineras.

Erbjudande!
Pris: 11 000 SEK  8 800 kr (20% rabatt)
Datum: 11 okt 2023, 5 dec 2023

Ny kurs inom Agile

Att kombinera agilt och projekt

I kursen ”Kombinera agilt och projekt” får du en förståelse för drivkrafterna bakom båda sidorna och dessutom kunskap i hur de kan kombineras.

Erbjudande!
Pris: 11 000 SEK  8 800 kr (20% rabatt)
Datum: 11 okt 2023, 5 dec 2023