Kan man verkligen jobba Agilt i en SAP leverans?

Ofta får man höra att det inte går att jobba Agilt med SAP då det är uppbyggt från ett strikt vattenfallstänk men stämmer det verkligen, är SAP så enkelt att alla steg är lätta att förutse eller har även SAP blivit en komplex massa som kräver mer nyfikenhet och utveckling i små steg istället för större kontrollerade produktionssättningar?

SAP har utvecklats mycket de senaste åren, och lösningar som SAP S/4HANA, SAP Cloud Platform och SAP Fiori erbjuder mer flexibilitet, modularitet och integreringsmöjligheter än tidigare. I takt med att SAP-lösningarna blivit mer avancerade, har även utvecklingsarbetet blivit mer komplext och mindre förutsägbart.

Styrkor

Styrkan för Agilt finner du när du jobbar med projekt eller system som är komplexa och där lösningen kräver mer än enkla checklistor/beskrivningar av vad som ska göras. Det finns delar inom SAP som är enkla och när man implementerar det inom ett mindre segment kan det vara en fördel att bryta ner i Gant scheman och WBS:er men så fort lösningen växer eller får några år på nacken blir förutsägbarheten svårare och svårare. 

Styrkan i Vattenfall är att man på förhand vet vad det är man ska åstadkomma i detalj, under hur lång till och till vilken kostnad. Styrkan i Agilt å andra sidan är att det fokuserar på flödet av arbete, att få rätt saker gjorda.

Nackdel

Nackdelen med Agilt är att det finns en viss osäkerhet i vad slutprodukten kommer att innebära och därmed kan det vara svårt att få ”by in” från stakeholders. Medan nackdelen med Vattenfall är att men ytterst sällan lyckas hålla sig till den plan man gjort innan vilket skapar konflikter,  ökade kostnader och det tar långt tid innan något ”blir gjort”.

Vad kan man då göra för att förnya sättet organisationen arbetar på och få ut så mycket som möjligt?

Skapa tvärfunktionella team

För att nå agila mål bör organisationen delas in i tvärfunktionella team med ansvarsfödelning runt en produkt. Varje team bör bestå av:

• SAP-experter (utvecklare, konfigurationsspecialister, etc.)
• Processägare som representerar verksamhetens behov
• Scrum Master eller Agile Coach för att säkerställa ett effektivt arbetssätt
• Testare och kvalitetsansvariga

Syftet är att samla all kompetens som behövs för att leverera värde utan onödiga beroenden mellan olika team.

Inför en skalerad agil modell

I en störrre organisation med många team behöver man en övergripande planering och det finns då ett antal ramverk att luta sig mot. Dessa ramverk erbjuder generellt:

– Gemensamma sprintar och planeringssessioner

– En portföljhanteringsprocess för att prioritera och styra arbetet utifrån verksamhetens behov

– Återkommande PI (Program Increment)/ Big rooms – planeringsmöten för att skapa gemensamma mål för en tidsperiod

Etablera produktorienterat arbetssätt

Istället för att arbeta projektbaserat bör SAP-organisationen skifta till ett produktorienterat arbetssätt. Detta innebär att varje team är ansvarigt för en specifik del av SAP-lösningen, exempelvis:

• Order-to-Cash
• Procure-to-Pay
• HR och Lön

Genom att ha tydliga produktägare som prioriterar backloggen för respektive område säkerställs att teamen fokuserar på att leverera affärsvärde.

Mät och förbättra kontinuerligt

För att nå framgång behöver organisationen mäta framsteg och identifiera förbättringsområden. Mätetal kan exempelvis vara:

• Ledtid, tid från identifierat behov till levererad lösning
• Cykeltid, hur ofta nya funktioner levereras till produktion
• Antal buggar,  se över om en ökad förekost av buggar är kopplade till nya leveranser
• Använd retrospektiv för att lära av tidigare arbeten och kontinuerligt förbättra teamens processer

Sist och kanske viktigast av allt är att säkerställ en kultur av lärande och samarbete

 Agila organisationer bygger på en kultur där lärande och samarbete är i fokus. För att stärka detta:

– Håll regelbundna retrospektivs och workshops

– Uppmuntra team att dela insikter och framgångar

– Skapa en miljö där det är säkert att experimentera och misslyckas

”Vi genomförde en undersökning i en SAP-organsation som jobbat Agilt i några år, känslan i teamen efter att ha gått över från helt fri planeringa och Kanban alternativt månadssprintar till två veckors sprintar. Resultatet var tydligt vad gäller att teamen planerade på samma veckor och med valbart mellan 2 alt 4 veckorssprintar. På så sätt kunden teamen mycket lättare förhålla sig till när saker förväntades bli gjorda och man tog bort en onödig komplexitet i planeringe.”    

SAP-projekt kan absolut dra nytta av agila principer, även SAP själva har tagit fram metoden SAP Activate för att passa den nya mer komplexa fanan av olika SAP system. Det kräver anpassning av de metoder och processer man väljer för att hantera specifika organisatoriska krav och beroenden. Genom att kombinera vattenfallsstruktur för stabilitet med agila arbetssätt för flexibilitet och snabb feedback kan man skapa en effektiv och modern SAP-leveransmodell.

Vill ni ha hjälp att se över er organisation för att hitta förbättringar kan ni boka en tid i formuläret nedan.