Så hjälpte vi Varbergs kommun att skapa ’Ett IT’

IT-avdelningen på Varbergs kommun ville skapa ett enhetligt ’Ett IT’, öka kundorienteringen och effektivisera flödet från förfrågan till driftsättning. Genom riktad coachning och strukturerade workshops byggdes en gemensam målbild och en stabil arbetskadens som tydligt förbättrade flödeseffektiviteten och kundfokuset.

Varbergs kommun

Kommunen ligger i Hallands län längs Sveriges västra kust mellan Göteborg och Halmstad och gränsar till Kungsbacka, Marks och Falkenbergs kommuner. Varbergs kommun har cirka 69 000 invånare, där de flesta bor i huvudorten med samma namn.

Man har, inom kommunen, en framåtriktad politik där en del av strategin är att ligga i framkant gällande digitalisering och IT-tjänster. IT-avdelningen hanterar såväl IT-service, utveckling och förvaltning som supporttjänster. 

Utgångsläge

IT inom kommunen är välfungerande och i ger många avseenden något extra – Servicedesk har fått servicepris av användarna, tillgängligheten hos tjänsterna är hög och många av tjänsterna med omkringliggande utrustning har fått nyinvesteringar och moderniserats.

Förbättringspotential fanns också i utgångsläget:
Gemensamma processer utfördes inte enhetligt, förutsägbarheten i IT-förändringar var otydlig, ledtider för utveckling var ibland långa och samspelet mellan IT:s olika grupper var inte i harmoni.

Vad Onbird gjorde

Via en kombination av workshops och konsultinsatser arbetade med Varbergs Kommuns IT-avdelning under ett års kalendertid. I huvudsak bestod det konkreta arbetet av följande:

Utbildning, workshops och gemensamma utvecklingsinsatser

Avdelningen utbildades i ITIL/ITSM och agila metoder för att skapa en gemensam förståelse och diskussion kring lämpliga förändringar. Därefter omvandlades teorin till praktik, främst genom tidsavgränsade workshops. Mellan tillfällena fick grupperna möjlighet att genomföra de förändringar i struktur och arbetssätt som identifierats. Planering av hur och när förändringar skulle ske gjordes i dialog med avdelningen, vilket resulterade i välmotiverade och anpassade insatser.

Coachning av serviceteam och ledare

Onbird arbetade kontinuerligt med både team och ledare som coacher genom hela förändringsresan. Förutom att driva förändringen framåt, arbetade vi för att se till att individer på avdelningen själv skulle kunna axla rollen av förändringsledare framåt.

Roller och ansvarighet

Vissa roller behövde förtydligas och andra skapas. För att förtydliga kommunikationen med intressenter utanför IT, förnyades rollen Kundansvarig. Denna roll agerar som en tydlig motpart mellan IT och verksamheten med regelbunden avstämning och leveransrapportering.

Vidare förtydligades roller inom teamet, såsom Backlog-General, en roll som syftar till att teamet hela tiden ska ha en prioritering i det arbete man gör. Prioriteringen görs av hela teamet och backlog-general faciliterar (och ser att det blir gjort 😊).

Utveckling av arbetskadens och fora

En viktig del i förbättringsarbetet var att skapa tydliga och regelbundna mötesfora – vi vet vilka frågor som hör hemma var, vilka som deltar och när möten sker. Det gäller både inom och mellan team, där god hantering av beroenden är avgörande för ett effektivt flöde. Bara ett strukturerat forum för att diskutera inflödet ger stor effekt på synlighet och tydlighet.

Onbird introducerade en månadskadens inspirerad av agila arbetssätt – men utan att kalla det en agil transformation, då det inte motsvarade Varbergs IT:s behov. Varje team planerar sin månad utifrån en backlog, följer upp arbetet i regelbundna pulsmöten och säkerställer kvalitet genom backlog refinement. Månadens avslut sker med en gemensam genomgång och ett retrospektiv för att ge förbättringsarbetet ett eget utrymme.

För ökad samordning infördes även kvartalsvisa planeringstillfällen där teamen delade sina preliminära planer. Detta gav bättre överblick och minskad risk för missade beroenden.

Resultat

Utifrån de mål som sattes upp, kunde vi redan tidigt se effekter:

• En tydlig och gemensam kadens för teamen. Genom att ha samma puls och samma struktur för vårt arbete blir samarbete och förutsägbarhet bättre.
• En gemensam målbild med fokus mot kundorientering, processer och flöden.
• Tillförsikt till arbetssättet efter den första inledande osäkerheten. Från ”Det här är bara snömos” till ”vad mycket enklare det är att säga hur mycket vi kommer hinna under månaden”.
• Avdelningsmöten med ökad substans och meningsfullhet. Genom att tydligare visualisera vårt arbete kan teamen lättare förklara för andra vad man gör och när man gör det – och därmed skapa en tydligare gemensamhet.
• Diskussion om förbättring. Kanske den viktigaste punkten av alla. Att ge teamen mandat och ansvar för sin egen förbättring, både i arbete och i arbetssätt, leder till att diskussion förs och man har börjat utkräva ansvar från varandra.

Kundens röst

🗣️ ”Vi har en väldigt positiv känsla kring sprintplanering och kadens, och flera medarbetare upplever en tydlig struktur och förbättring.”

🗣️ ”Måndagsmötet har blivit bättre, även om vi fortsatt behöver arbeta mer med att beskriva nytta.”

🗣️ ”Statistikhanteringen har kommit igång, även om det fortfarande finns utvecklingspotential.”

🗣️ ”Kundansvarig har fått konkret hjälp med struktur kring kundmöten.”

🗣️ ”Ledningsgruppen pratar nu ofta om kadens och struktur och visar ett starkt engagemang för teamens fortsatta utveckling.”

Bättre flöde av värde genom IT

Genom ett kontinuerligt arbete som syftat till att öka tydligheten i inflöde, prioritering och planering av arbete har tjänsteleveransen för Varbergs IT gått från ”bra till bättre”, enligt målbild.

Kontakta oss

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa din organisation att förbättra sin IT-leverans? Fyll i formuläret nedan, så återkommer vi så snart vi kan.