I dagens IT-landskap lägger vi mycket energi på att hantera och optimera flöden för att snabba upp leveranser och öka kvaliteten, ibland utan att vi själva tänker på det. Populära IT-ramverk som Agile, DevOps och ITIL bygger alla på principer som syftar till att eliminera ineffektivitet och skapa ett jämnt flöde av arbete genom hela organisationen. Det är viktigt, men riskerar att missa målet, då man ofta lägger sin kraft på förbättring på en liten del av flödet utan att ta hänsyn till resten. Det handlar om att se hela IT-leveransen som flöden av arbete och information, där förbättringar i dessa flöden leder till snabbare och mer tillförlitliga resultat. Här finns förstås Leans principer som en ledstjärna; trots allt syftar Lean i stort till en helhetsbild av flöden och hur de stödjer skapande av kundvärde. Och även om vi på Onbird är riktigt vassa på Lean inom IT, så väljer vi att inte att bara prata om ännu ett ramverk utan istället titta på det som även Lean syftar till: Effektiva, snabba och kvalitativa flöden.
Varför flöde?
En av de stora fördelarna med att fokusera på flöden inom IT är att det kan appliceras på alla delar av IT-tjänsteleveransen. Agila metoder har länge använts inom systemutveckling, men genom att använda flödesprinciper kan även förvaltning och drift effektiviseras. Genom att analysera och förbättra arbetsflöden kan organisationer uppnå:
- Kortare ledtider i leveranser och projekt
- Högre kvalitet genom inbyggda kvalitetskontroller
- Nöjdare kunder och personal
- Mätbara förbättringar i processer och rutiner
Genom att kombinera processer som ITIL:s generiska ramverk med principer för flödeshantering kan organisationer skapa mer effektiva och flexibla strukturer. Verktyg som Kanban och Value Stream Mapping/SIPOC och problemlösningsmetoder som 5 whys (5 varför) hjälper till att identifiera och eliminera flaskhalsar och slöseri i arbetet.
Centrala begrepp och verktyg för effektiva IT-flöden
I princip alla IT-organisationer jobbar dagligen för att möta kunders (ibland höga) förväntningar på leveranser. Hög kvalitet och korta ledtider i det som levereras. Förmåga att operera ”bimodalt”. Genom att visualisera och analysera de flöden som leveransen består av, identifierar vi ineffektivitet, svinn, flaskhalsar och annat icke värdeskapande.
Några viktiga verktyg och principer för att skapa effektiva IT-flöden:
- Visualisering (exempelvis genom Kanban) för att förtydliga arbetsflöden och identifiera flaskhalsar
- Value Stream Mapping för att analysera hur arbete rör sig genom systemet
- Begränsning av pågående arbete (WIP-limits) för att minska belastning och optimera resurser
- Kvalitet inbyggd i processen för att minska behovet av omarbete
- Ständiga förbättringar (Kaizen) för att kontinuerligt utveckla processer
Genom att tillämpa dessa principer kan IT-organisationer skapa en mer förutsägbar och hållbar arbetsprocess.
Fokus på kundvärde
Att optimera flöden inom IT handlar i grunden om att leverera maximalt värde till kunden. Det är bara kunden som definierar vad som är värdefullt, och genom att förstå kundens behov styr IT-organisationer sina arbetsflöden mot att leverera det som är viktigast.
I detta ingår också arbetet med en levererande kultur. En acceptans av medikora leveranser är oönskat och den behöver förflyttas mot en kultur där vi ständigt förbättras. Vi behöver ständigt sträva mot att våga, vilja och hinna förbättras. Detta gäller förstås inte enbart utförare och andra som befinner sig mitt i leveransflödet, utan även ledning och funktioner runt omkring.
Några metoder för att säkerställa kundvärde:
- Voice of the Customer för att samla insikter om vad som är viktigt
- Critical to Quality (CTQ) Trees för att koppla kundkrav till mål och aktiviteter
- Mätning av leveranskapacitet och genomloppstid för att få en faktabaserad bild av effektiviteten
Att kontinuerligt förbättra flöden baserat på dessa insikter hjälper IT-organisationer att uppnå högre kvalitet och kortare ledtider.
Kom i gång med flödeshantering
Det finns ingen exakt mall för var man börjar sitt arbete med att förbättra IT-flöden, men en bra start är att identifiera var problemen finns idag.
Steg för att komma igång:
- Visualisera det nuvarande arbetet genom Kanban eller liknande verktyg
- Identifiera de viktigaste flödesenheterna, t.ex. utvecklingsuppgifter, service requests eller incidenter
- Kartlägg flödet och identifiera flaskhalsar
- Inför förbättringar baserat på analysen, t.ex. begränsning av pågående arbete
- Mät resultatet och iterera för fortsatt optimering
Många organisationer som implementerar dessa principer ser snabbt resultat i form av snabbare och mer stabila leveranser. Genom att skapa en kultur där team och ledning arbetar tillsammans för att optimera flöden blir IT-organisationer mer effektiva och levererar högre värde till sina kunder.
Flödesoptimering inom IT är inte bara en metod, det är ett arbetssätt som ger bestående förbättringar och hjälper organisationer att hantera en alltmer komplex och snabbföränderlig IT-miljö. Och, skulle vi säga: en livsstil.
VANLIGA FRÅGOR OM FLÖDE
Hur märker vi att vårt arbetssätt inte funkar?
Några vanliga tecken är att mycket fastnar i väntan, att det känns otydligt vad som är viktigast just nu, eller att det är svårt att få saker hela vägen i mål.
Vad kännetecknar ett bra flöde?
Ni har ett jämnt tempo, vet vad som är på gång och levererar värde utan onödiga stopp, överlämningar eller omstarter.
Vi jobbar redan agilt, behöver vi hantera flöden då?
Agile vilar förvisso tungt på Leans principer om flöden. Men framförallt kan en IT-leverans inte luta sig mot att ett enskilt team har optimerat sina processer, här behöver vi se till hela leveransflödet.
Räcker det inte att bara rita upp flödet?
Det är en bra start, men sen behöver ni prata om flaskhalsar, mönster och vad ni faktiskt vill ändra. Flödet i sig löser inte problemen – det är vad ni gör med insikten som räknas.
Vad behöver ledningen göra för att få till bättre flöden?
Ge teamen rätt förutsättningar, ta bort hinder i organisationen och visa att förbättringsarbete är något ni tar på allvar – inte något som får plats först när det lugnar ner sig.
Vad går ofta snett när man börjar jobba med flöde?
Att man fokuserar för mycket på post-it-lappar och verktyg – och för lite på beteenden, ansvar och helhetsbilden. Det är lätt att fastna i ytan om man inte har modet att ta tag i strukturen.
UTBILDNINGAR FLÖDE
AFFÄRSSIMULERING
Process Pizza – övning i Kanban och Lean
Process Pizza är simuleringen där du får både baka stans godaste pizza men också på ett lekfullt och lärorikt sätt lära dig principerna för ”visual management” och Kanban enligt Lean.
TEAMUTVECKLING
Teamutveckling – The 5 Dysfunctions of a Team
En ledningsgrupp som inte fungerar väl tillsammans innebär alltid svårigheter för den omgivande organisationen att uppnå sina mål och affärsresultat. På Onbird har vi lång erfarenhet av att utveckla ledningsteam för att skapa bättre kommunikation, fokus och framförallt affärsresultat genom vårt teamutvecklingsprogram.
LADDA HEM
SIPOC Guide och mall
Steg för steg guide och mall för att komma igång med ramverket SIPOC.
Kompetensmatris
8 Forms of Waste
PDF i A3-format som ger en grafisk överblick på akronymen DOWNTIME.
Servicedeskens 7 dödssynder
PDF i A3-format som sammanfattar de sju vanligaste misstagen som en servicedesk stöter på.
Servicedeskguiden
Tillsammans med ett antal kunder har vi tagit fram en guide för hur man sätter upp en Helpdesk/Servicedesk i världsklass
Marshmallow Challenge
Övningsinstruktion för teambuildings övning. Lämplig för kickoffer och internkonferenser.
Faciliteringsguide - Visualisering av arbetsflödet
En tydlig handledning för dig som vill hålla en workshop för att identifiera ett flöde.
BLOGGPOSTER OM FLÖDE
När är ledarskapet det största hindret till flöde?
I vår strävan efter högre effektivitet, snabbare leveranser och bättre flöde är det lätt att förbise en avgörande faktor: ledarskapet. Ibland är det just vi som leder som skapar de största hindren för flöde och värdeskapande.
Kartläggning av värdeflöden
Att förstå hur arbetet faktiskt flyter genom organisationen från idé till kund är avgörande för att lyckas med förbättringar. Här berättar vi hur en värdeflödeskartläggning kan hjälpa dig till effektivare flöden, engagerade team och ökad kundnöjdhet.
Kontakta oss
Söker ni en samarbetspartner för förändring eller utveckling av en IT-funktion? Vi hjälper er i både mindre förändringar och kompletta omorganisationer. Hör av er, vi tycker all förändring är spännande och varje utmaning bjuder på sina möjligheter.