Kanban och Visual Management

På din arbetsplats finns troligen någon form av system som hanterar vad som ska göras och när. Dessa finns ofta tillgängliga närhelst du har en dator till hands och det är ju bra. Ändå är det ett vanligt problem att den överblickande kunskapen saknas om vem som gör vad och när (och när blir det klart?). Denna artikel går igenom grunderna hos Kanban och Visual Management, varför det är viktigt och hur du kommer igång på enklast möjliga sätt.

I korthet

Inom IT har Kanban fått ge namn åt en egen metodik att visualisera arbete. Många använder enbart Kanban och dess principer (läs mer om det nedan) som metod för att effektivisera och förtydliga sitt arbete. Metoden är dock så kraftfull att den inkorporerats som en uttalad och grundläggande beståndsdel i många andra arbetssätt och ramverk.

Kanban kan kort sammanfattas med att det handlar om evolution och inte revolution. Det förändrar inte ditt arbetssätt, däremot hjälper det dig att enkelt hålla reda på nuläget. Detta, så att du lättare kan göra rätt små vägval mot ständig förbättring.

• Visualisera arbetet
  Om du lättare kan se arbetsenheter och hur arbetsflödet ser ut, kan du lättare hitta flaskhalsar och annat som hindrar er effektivitet.
• Begränsningar av simultant arbete
  Du blir mer effektiv genom att bara jobba med en sak i taget. Läs mer om varför lite längre ned.
• Flödesfokus
  Saknas några steg i ert flöde? Eller är där några som egentligen är onödiga och borde tas bort?
• Ständig förbättring
  När du väl fått flöden och visualisering på plats är det betydligt lättare att hitta små detaljer att finslipa på. Och nej, de kommer inte att ta slut. Det finns alltid något mer att putsa.

Känns de här principerna igen från någonstans? Jajjamen, de återkommer som grundläggande begrepp inom både till exempel Lean, DevOps och Agila ramverk, såsom Scrum, SAFe och Nexus, där Kanban och visualisering är en uttalat vital del.

Varför är vi så fokuserade på vad vi ser?

Många människor har visuella representationer av ganska vardagliga saker, såsom kalenderåret eller kalenderveckan. Detta för att enklare kunna sätta dagar och månader i sitt sammanhang. Synen upptar fler neuroner i hjärnan än de övriga sinnena tillsammans och vi har förmågan att känna igen objekt på så kort tid som 100 millisekunder. Detta gäller förstås även text, men då är det inte inräknat tiden det tar hjärnan att dechiffrera vad som faktiskt står. Ni förstår vart jag vill komma; den mänskliga hjärnan älskar bilder.

Visualisering av arbete, handlar primärt om att tydliggöra vad som görs, när det görs och av vem. Den mänskliga hjärnan tycker om att tolka omvärlden i bilder. Därmed är dess förmåga att tolka flöden och prioriteringar betydligt högre när datat är visualiserat i bildform. Vid stora eller komplexa mängder av uppgifter kommer dessutom omotiverat mycket energi gå åt till att bara memorera och hålla isär allt.

När du själv har ett antal saker att utföra, hjälper det dig att fokusera om du skriver ned alla uppgifter på ett papper bredvid dig. Vardagliga exempel på detta är exempelvis inköps- eller todo-listor. Det tillåter dig att lägga koncentrationen på en enskild uppgift utan att behöva hålla övriga uppgifter i huvudet. Ofta kan det räcka med text på en lapp. Så fort saker blir mer komplexa än så, behöver du muta hjärnan med mer visuella bilder för att behålla effektiviteten.

Att förklara något för någon annan blir lättare med bilder, något t ex hockey-coacher fattat.

Utanför hjärnan

Vi skalar upp detta till en grupp med människor som ska utföra ett flertal uppgifter både tillsammans och individuellt. Nu blir komplexiteten lätt väldigt hög, väldigt fort. Här ska allas interna representationer av hur tid, flöden, prioriteringar och fördelningar samsas. Det leder till att det finns väldigt liten möjlighet att ha någon vidare överblick av vad övriga i gruppen håller på med.

Hur säkerställer vi att samma arbetsuppgift inte görs två gånger och att uppgifterna görs i önskad ordning? Hur kan vi snabbt ta reda på var i vårt flöde en uppgift är och hur långt arbetet fortskridit? Och finns det något smart sätt att ta reda på om det är något av allt jobb vi gör som egentligen är onödigt?

För ytterligare motivation, lägg till dimensionen av att kunna kommunicera till intressenter utanför arbetsgruppen vad det är ni gör och när. Vi måste helt enkelt komma överens om ett standardiserat system för att visualisera arbete.

Vad kan vi luta oss emot?

Det är inget nytt att visualisera arbete för att effektivisera det. En av de mest kända implementationerna gjordes redan på 1940-talet. Taiichi Ohno, produktionsansvarig hos biltillverkaren Toyota, såg ett behov av att enkelt kunna veta när deras lager av en viss del började ta slut. Därmed var det dags  att beställa nya. För att slippa ha ett alltför stort lager av en speciell del liggandes i onödan, finjusterade och visualiserade man sin metod över tid. Det skapade tydligare möjligheter att se när delen börjar ta slut och först då beställa in fler.

Denna metod, Kanban, kom sedan att bli en av de tydliga delarna i det som senare blev Toyota Production System. TPS, som det förkortas, kom i sin tur att bli den stora inspirationskällan till LEANs metodik.

Kanban är japanska för ”skylt” eller ”kort”. Genom att implementera markeringar på alla moment i fabriksflödet, kunde man lättare hitta flaskhalsar och trånga sektorer i processen.

Kanban Implementation 101 – Hur gör jag?

I sin allra enklaste form används enbart en centralt placerad, stor tavla (gärna fysisk) där man markerat de delar av arbetsflödet man vill visualisera. Det grundläggande flödet består av tre kolumner: TO DO, DOING (eller WORK IN PROGRESS) och DONE. I och mellan dessa kolumner markerar man arbetsuppgifter med flyttbara post-it lappar. Lapparna flyttas lämpligen från vänster till höger i takt med att arbetet går genom flödet.

Hur du visualiserar flödet för att skapa ett blogginlägg

I den första kolumnen, TO DO, sätter du lappar för sådant du planerar att göra, men ännu inte påbörjat.

Till kolumn två, DOING, flyttar du en lapp i takt med att arbetet påbörjas på den specifika uppgiften.

När så arbetet är klart, flyttar du lappen till den tredje kolumnen, DONE. Detta för att tydligt visa att arbetet är färdigt.

Det här är kanban och visualisering i sitt allra enklaste fall. Går du från en situation där du inte har någon visualisering av arbetet över huvud taget, så är det en bra start.

Ganska snart kommer du dock att inse att det finns en hel mängd med små detaljer du kan slipa på för att visa ännu fler nyanser av arbetet. Jag går igenom ett urval (”including, but not limited to” osv) här nedan. En liten varning kan vara på sin plats. Du kommer att inse att du behöver en större tavla. Mycket, mycket större.

WIP-begränsning

De flesta av oss förstår, på ett intellektuellt plan, att det effektivaste sättet att bli klar när du har många simultana uppgifter är att göra dem en i taget. Dock drabbas de flesta av oss av ett lustigt tillkortakommande; vi tror att vi är mer effektiva om vi jobbar med allt på en gång. I stunden känns det lite, lite bättre. Jajjemen. Och vi intalar oss att det känns som att vi fått mer gjort, även om både känslan och sanningen är att så inte är fallet. Oftast hade vi faktiskt fått mer gjort om vi hade kunnat fokusera på bara en uppgift i taget.

Det som äter mest av vår tid när vi byter mellan uppgifter är det som kallas context switching. Det är den tid det tar för hjärnan att ställa om till rätt uppgift. Att avbryta arbete och sedan återuppta det går relativt lätt om uppgiften inte är krävande. Men ju mer komplex en uppgift är, desto längre tid tar omställningen. Ett typiskt exempel är programmering, där väldigt mycket data ska dela på hjärnans korttidsminne. Det kan ta många minuter att återskapa det mindset du hade innan du avbröt arbetet. Om denna context switch görs många gånger per dag, så går det åt mycket tid.

WIP är förkortningen för Work In Progress och som namnet i rubriken antyder, så sätter du en begränsning på din hur många uppgifter du jobbar med samtidigt. Det hela handlar om att undvika context switching.

Fler kolumner

I takt med att arbetet går framåt, inser du lätt att det förmodligen finns fler steg i ert flöde än bara TO DO, DOING och DONE. Om en arbetsuppgift fastnar på grund av ett beroende till någon annan, är det bra att visualisera det i en egen kolumn. Låt oss kalla den BLOCKED.

En sådan kolumn innebär förstås att personen som utför uppgiften kan frigöra en plats i DOING-kolumnen genom att flytta sin lapp till BLOCKED. Men det skapar också en tydlig bild av vilken roll beroenden spelar för vår effektivitet. Om BLOCKED-kolumnen börjar fyllas upp med lappar kan det vara dags att på allvar analysera orsakerna till varför.

Vilka andra kolumner du vill ha på din tavla är upp till dig. Tavlan ska spegla hur ert arbetsflöde ser ut inom gruppen och ju tydligare, desto bättre. Jag har jobbat med tavlor bestående av mer än 10 kolumner. Ja, det blir väldigt mycket flyttande av lappar. Men det blir å andra sidan väldigt tydligt.

Oplanerat arbete

I de flesta verksamheter förekommer s.k. oplanerat arbete. Oplanerat arbete är arbete som egentligen inte behöver göras för att driva kundvärdet framåt, men som ändå måste göras för att få fram något kundvärde alls. Sett från ett IT-perspektiv så bör exempelvis buggar och stabilitetsproblem i miljöerna hanteras som oplanerat arbete.

Denna typ av arbete ligger ofta dolt bland annat arbete och är utspritt bland allt annat (värdeskapande) som vi gör. Dock innebär det att värdefull tid går åt, tid som borde användas till annat. Ofta är mängden oplanerat arbete som görs betydligt större än du skulle vilja tänka. Det visar sig vara både nyttigt och läskigt att faktiskt mäta dessa mängder.

Så, hur visualiserar vi det då på vår tavla? Ett enkelt sätt är att helt enkelt välja en annan färg på post-it-lapparna. Om vi använder gula lappar för planerat arbete, välj röda lappar för buggar eller annat som inte ger värde till slutprodukten. Efter ganska kort tid kommer det bli tydligt ( = synligt på tavlan) hur mycket oplanerat arbete vi gör. Detta kan undvikas om vi ger oss själva tid att analysera, att bygga med kvalitet och att göra rätt från början.

Verktyg

”Men jag använder ju Jira/Trello/TFS/ADO/Excel!”, säger du.

”Jättebra”, säger jag.

Många av de ärendehanteringssystem som finns har mer eller mindre bra stöd för visualisering. Vissa har finfina möjligheter att bygga upp dina flöden helt digitalt, medan vissa andra är mer begränsade.

Oavsett vilket digitalt verktyg ni använder, så är faktiskt en fysisk tavla en god idé ändå. Dels har ni något att handgripligen samlas kring för att göra avstämningar inom gruppen. Dels kan faktiskt andra se er progress utan att behöva fundera på vilket projekt-ID ni har. Framförallt behöver man inte oroa sig för hur man tar sig fram i ert digitala verktyg. En tavla är dessutom (oftast) större än en datorskärm, så tydligheten kommer fram på ett helt annat sätt.

Det finns, helt enkelt, ett stort värde i att ha fysiska lappar att flytta för att visa status för en grupp. Och alla som ser er tavla kommer att förstå hur det fungerar.

Här bör väl tilläggas att det förekommer att team har sin tavla på en stor TV där man visar sin tavelmotsvarighet direkt från sitt ärendehanteringssystem. Visst, det går också. Och ja, i vissa verktyg flyttar man något som – med lite god vilja – kan liknas vid lappar i verktyget själv.

Min personliga åsikt? Jag gillar fysiska tavlor, om det är möjligt. Men det finns så många kontextuella faktorer här, så det beslutet får du ta själv.

Annat

Det finns förstås oändligt många knep att ta till för att maximera tydligheten i din tavla. Varierande färg/form/storlek på lappar är en välanvänd taktik. Skilj på uppgiftstyp. Eller person. Eller tidpunkt för deadline. Vad ni än tycker gör en kategori värd att särskilja! Rosa lappar nämner vi exempelvis längre upp, i samband med oplanerat arbete. När ni sedan kommit lite längre, kanske flödet självt blir en naturlig punkt att skärskåda.

Ju längre ni jobbar med visualisering av er process och progress, desto mindre kommer detaljerna att förändra bli. Men de kommer aldrig att ta slut. Ständig utveckling, ständig förbättring!