Kanban och Visual Management

av | mar 9, 2019 | AGILE, DEVOPS, LEAN IT

I de flesta fall finns det på din arbetsplats någon form av system som hanterar vad som ska göras och när. Dessa finns ofta tillgängliga när som helst så länge du har en dator till hands och det är ju bra. Ändå är det ett vanligt problem att den överblickande kunskapen om vem som gör vad och när (och när blir det klart?) saknas. Denna artikel går igenom grunderna hos Kanban och Visual Management, varför det är viktigt och hur du kommer igång på enklast möjliga sätt.

I korthet

Inom IT har Kanban i sig gett namn åt en egen metodik att visualisera arbete. Många använder enbart Kanban och dess principer (läs mer om det nedan) som metod för att effektivisera och förtydliga sitt arbete, men metoden är dessutom så kraftfull att den inkorporerats som en uttalad och grundläggande beståndsdel i många andra arbetssätt och ramverk.

En kort sammanfattning av Kanban är att det handlar om evolution och inte revolution. Det förändrar inte ditt arbetssätt, däremot hjälper det dig att enkelt hålla reda på nuläget, så att du lättare kan göra rätt små vägval mot ständig förbättring.

  • Visualisera arbetet
    Om du lättare kan se arbetsenheter och hur arbetsflödet ser ut, kan du lättare hitta flaskhalsar och annat som hindrar er effektivitet.
  • Begränsningar av simultant arbete
    Genom att bara jobba med en sak i taget blir du mer effektiv. Läs mer om varför lite längre ned.
  • Flödesfokus
    Det kanske finns några steg i ert flöde som saknas? Eller några som egentligen är onödiga och borde tas bort?
  • Ständig förbättring
    När du väl fått flöden och visualisering på plats är det betydligt lättare att hitta små detaljer att finslipa på. Och nej, de kommer inte att ta slut. Det finns alltid något mer att slipa på.

Känns de här principerna igen från någonstans? Jajjamen, de återkommer som grundläggande begrepp inom både till exempel Lean, DevOps och Agila ramverk, såsom Scrum, SAFe och Nexus, där Kanban och visualisering är en uttalat vital del.

Varför är vi så fokuserade på vad vi ser?

Många människor har visuella representationer av ganska vardagliga saker, såsom kalenderåret eller kalenderveckan för att enklare kunna sätta dagar och månader i sitt sammanhang. Synen upptar fler neuroner i hjärnan än de övriga sinnena tillsammans och vi har förmågan att känna igen objekt på så kort tid som 100 millisekunder. Detta gäller förstås även text (som ju är en form av bild), men då är det inte inräknat tiden det för hjärnan att dechiffrera vad som faktiskt står. Ni förstår vart jag vill komma; den mänskliga hjärnan älskar bilder.

När det kommer till visualisering av arbete, handlar det om att tydliggöra vad som görs, när det görs och av vem. Eftersom den mänskliga hjärnan tycker om att tolka omvärlden i bilder, är dess förmåga att tolka flöden och prioriteringar betydligt högre när datat är visualiserat i bildform. Vid stora eller komplexa mängder av uppgifter kommer dessutom omotiverat mycket energi gå åt till att bara memorera och hålla isär allt.

Om enbart du själv har ett antal saker att utföra, hjälper det dig att fokusera om du skriver ned alla uppgifter på ett papper bredvid dig (jämför med vardagliga ting som inköpslistor eller todo-listor). Det tillåter dig att lägga koncentrationen på en enskild uppgift utan att behöva hålla övriga uppgifter i huvudet. Här kan det räcka med text på en lapp, men så fort saker bara blir mer komplexa än så, behöver du muta hjärnan med mer visuella bilder för att behålla effektiviteten.

Att förklara något för någon annan blir lättare med bilder, något t ex hockey-coacher fattat.

Om vi så skalar upp detta till en grupp med människor som ska utföra ett flertal uppgifter både tillsammans och individuellt, dessutom gärna i rätt ordning, så blir komplexiteten lätt för hög väldigt fort. Här ska allas interna representationer av hur tid, flöden, prioriteringar och fördelningar samsas och det finns väldigt liten möjlighet att ha någon vidare överblick av vad övriga i gruppen håller på med.

Hur säkerställer vi att samma arbetsuppgift inte görs två gånger och att uppgifterna görs i önskad ordning? Hur kan vi snabbt ta reda på var i vårt flöde en uppgift är och hur långt arbetet fortskridit? Och finns det något smart sätt att ta reda på om det är något av allt jobb vi gör som egentligen är onödigt?

För ytterligare motivation, lägg till dimensionen av att kunna kommunicera till intressenter utanför arbetsgruppen vad det är ni gör och när. Vi måste helt enkelt komma överens om ett standardiserat system för att visualisera arbete.

Vad kan vi luta oss emot?

Visualisering för att effektivisera arbete är i sig är inget nytt. En av de mest kända implementationerna gjordes redan på 1940-talet, när Taiichi Ohno, produktionsansvarig hos biltillverkaren Toyota, såg ett behov av att enkelt kunna veta när deras lager av en viss del började ta slut och det var dags att beställa nya. För att slippa ha ett alltför stort lager av en speciell del liggandes i onödan, finjusterade och visualiserade man sin metod att se när delen börjar ta slut och först då beställa in fler.

Denna metod, Kanban, kom sedan att bli en av de tydliga delarna i det som senare blev Toyota Production System, som i sin tur blev den stora inspirationskällan till LEANs metodik. Kanban är japanska för ”skylt” eller ”kort” och genom att implementera markeringar på alla moment i flödet för att bygga en bil, kunde man betydligt lättare hitta flaskhalsar och trånga sektorer i processen.

Kanban Implementation 101 – Hur gör jag?

I sin allra enklaste form används enbart en centralt placerad, stor tavla (gärna fysisk) där man markerat de delar av arbetsflödet man vill visualisera. Det grundläggande flödet består av tre kolumner: TO DO, DOING (eller WORK IN PROGRESS, kärt barn har många namn) och DONE. I och mellan dessa kolumner markerar man arbetsuppgifter med flyttbara post-it lappar. Lapparna flyttas lämpligen från vänster till höger i takt med att arbetet går genom flödet.

Hur flödet för att skapa ett blogginlägg kan visualiseras

I den första kolumnen, TO DO, sätts lappar för sådant man planerat att göra, men ännu inte påbörjat. Till kolumn två, DOING, flyttas en lapp i takt med att arbetet påbörjats på den specifika uppgiften. När så arbetet är klart, flyttas lappen till den tredje kolumnen, DONE, för att tydligt visa att arbetet är färdigt.

Det här är kanban och visualisering i sitt allra enklaste fall och går du från en situation där du inte har någon visualisering av arbetet över huvud taget, så är det en bra start.

Ganska snart kommer du dock att inse att det finns en hel mängd med små detaljer du kan slipa på för att visa ännu fler nyanser av arbetet. Jag går igenom ett urval (”including, but not limited to” osv) här nedan. En liten varning kan vara på sin plats. Du kommer att inse att du behöver en större tavla. Mycket, mycket större.

WIP-begränsning

Om vi tänker efter lite, så kan de flesta av oss, på ett intellektuellt plan, förstå att det effektivaste sättet att bli klar när du har många simultana uppgifter är att göra dem en i taget. Ett lustigt tillkortakommande som återkommer hos de flesta av oss är att vi ändå går i fällan av att tro att vi är mer effektiva om vi jobbar med allt på en gång. Vi tycker i stunden att det känns lite, lite bättre och vi intalar oss att det känns som att vi fått mer gjort, även om både känslan och sanningen är att så inte är fallet. Oftast hade vi faktiskt fått mer gjort om vi hade kunnat fokusera på bara en uppgift i taget.

Det som äter mest av vår tid när vi byter mellan uppgifter är det som kallas context switching och det är den tid det tar för hjärnan att ställa om till rätt uppgift. Att avbryta arbete och sedan återuppta det går hyfsat lätt om uppgiften inte är krävande. Men ju mer komplex en uppgift är, desto längre tid tar omställningen. Ett typiskt exempel är programmering, där väldigt mycket data ska dela på hjärnans korttidsminne. Det kan ta många minuter att återskapa det mindset du hade innan du avbröt arbetet och om denna context switch görs många gånger per dag, så går det åt mycket tid.

WIP är förkortningen för Work In Progress och som namnet i rubriken antyder, så sätter du en begränsning på din hur många uppgifter du jobbar med samtidigt. Det hela handlar om att undvika context switching.

Tips

Om din arbetsgrupp består av 5 personer, kan en WIP-begränsning på 5 lappar i DOING-kolumnen vara en bra start.

Det innebär att varje gruppmedlem enbart kan jobba med en sak i taget och tvingar hen att antingen flytta sin lapp till en annan kolumn (mer om det nedan) eller till DONE innan en ny lapp får flyttas in. Vilket antal lappar som ska sättas som WIP-begränsning är inte hugget i sten, utan bör utvecklas i samråd med vad gruppen tycker känns bra.

Fler kolumner

I takt med att arbetet går framåt, inser du lätt att det förmodligen finns fler steg i ert flöde än bara TO DO, DOING och DONE. I det fall en arbetsuppgift fastnar på grund av ett beroende till någon annan (inom eller utanför gruppen) kan det vara bra att visualisera det i en egen kolumn. Låt oss kalla den BLOCKED.

En sådan kolumn innebär förstås att personen som utför uppgiften kan frigöra en plats i DOING-kolumnen genom att flytta sin lapp till BLOCKED, men det skapar också en tydlig bild av vilken roll beroenden spelar för vår effektivitet. Om BLOCKED-kolumnen börjar fyllas upp med lappar kan det vara dags att på allvar analysera orsakerna till varför.

Vilka andra kolumner du vill ha på din tavla är upp till dig. Tavlan ska spegla hur ert arbetsflöde ser ut inom gruppen och ju tydligare, desto bättre. Jag har jobbat med tavlor bestående av mer än 10 kolumner och ja, det blir väldigt mycket flyttande av lappar, men det blir å andra sidan väldigt tydligt.

Oplanerat arbete

I de flesta verksamheter förekommer s.k. oplanerat arbete. Oplanerat arbete är det arbete som egentligen inte behöver göras för att driva kundvärdet framåt, men som ändå måste göras för att få fram något kundvärde alls. Ser vi det från ett IT-perspektiv så är buggar och stabilitetsproblem i miljöerna typiskt sådant som måste hanteras som oplanerat arbete.

Denna typ av arbete ligger ofta dolt bland annat arbete och är utspridd bland allt annat (nyttigt) som vi gör. Dock innebär det att värdefull tid går åt, tid som kunde användas till annat. Ofta är mängden oplanerat arbete som görs betydligt större än du vågat tänka – det visar sig vara både nyttigt och läskigt att faktiskt mäta dessa mängder.

Så, hur visualiserar vi det då på vår tavla? Ett enkelt sätt handlar om att helt enkelt välja en annan färg på post-it-lapparna. Om vi använder gula lappar för planerat arbete så välj rosa eller röda lappar så fort det kommer in en bugg eller något annat som inte ger värde till slutprodukten. Efter ganska kort tid kommer det bli ganska tydligt (synligt på tavlan!) hur mycket av arbetet som görs som skulle kunna undvikas om vi gav oss själva tid att bygga med kvalitet och att göra rätt från början.

Verktyg

Men jag använder ju Jira/Trello/TFS!”, säger du.

Jättebra”, säger jag.

Många av de ärendehanteringssystem som finns har mer eller mindre bra stöd för visualisering. Vissa har finfina möjligheter att bygga upp dina flöden helt digitalt, medan vissa andra är mer begränsade.

Oavsett vilket digitalt verktyg ni använder, så är faktiskt en fysisk tavla en god idé ändå. Dels har ni något att handgripligen samlas kring för att göra avstämningar inom gruppen och dels kan faktiskt andra se er progress utan att behöva fundera på vilket projekt-ID ni har och hur man tar sig fram i ert digitala verktyg. En tavla är dessutom (oftast) större än en datorskärm, så tydligheten kommer fram på ett helt annat sätt.

Det finns, helt enkelt, ett stort värde i att ha fysiska lappar att flytta för att visa status för en grupp. Och alla som ser er tavla kommer att förstå hur det fungerar.

Här bör väl tilläggas att det förekommer att ha sin tavla på en stor TV och där helt enkelt visa en tavelmotsvarighet från sitt ärendehanteringssystem. Visst, det går också. Och ja, i vissa verktyg flyttar man något som – med lite god vilja – kan liknas vid lappar i verktyget själv.

Min personliga åsikt? Jag gillar fysiska tavlor, om det är möjligt. Men det finns så många kontextuella faktorer här, så det beslutet får du ta själv.

Annat

Det finns förstås oändligt många knep att ta till för att maximera tydligheten i din tavla. Varierande färg/form/storlek på lappar (beroende på uppgift eller person eller tidpunkt för deadline eller vad ni än tycker gör en kategori värd att särskilja) brukar vara ett av de första stegen. Rosa lappar har vi redan nämnt längre upp, i samband med oplanerat arbete. När ni sedan kommit lite längre, kanske flödet självt blir en naturlig punkt att skärskåda.

Ju längre ni jobbar med visualisering av er process och progress, desto mindre kommer detaljerna att förändra bli. Men de kommer aldrig att ta slut. Ständig utveckling, ständig förbättring!

Behöver du hjälp att analysera ditt flöde?

Hämta hem vår SIPOC-guide, så kan du enklare strukturera och visualisera hur ditt flöde ser ut.

AGILE
Onbird 100% Safe v5
100% SAFe på Onbird!

100% SAFe på Onbird!

Välkommen tillbaka efter sommaren! På Onbird har vi varvat semester med förkovran och vi kan nu stolt meddela att 100% av Onbirds konsulter är certifierade SPC:er för SAFe version 5! Fler och fler företag som kommit en bit på väg i sin Agila resa kommer till...

Share This