Vad är Lean IT?

Vad är egentligen Lean IT och hur relaterar det till agil systemutveckling eller IT-organisationer som inte arbetar med systemutveckling. Utan är verksamma inom andra områden såsom drift och förvaltning?  För många är Lean ett bekant begrepp även om inte alla kan exakt förklara vad det inbegriper eller betyder. Ursprungligen kommer Lean Management från Toyota och deras interna produktionssystem TPS (Toyota Production System). Efter att några amerikanska forskare hade studerat bilindustrin och där jämfört olika fordonstillverkare och deras produktionsmetoder myntades begreppet Lean Management.

Lean – fokus på resurssnålt

Att det blev just Lean (resurssnålt) Management grundade sig på att en av Toyotas grundpelare i TPS var just fokus på att inte ”slösa” med resurser. Istället ska man fokusera endast på värdeskapande aktiviteter (utifrån kundperspektivet) med ett högt genomflöde. Avsikten med genomflöde är att fokusera på att det är så få onödiga och tidsödande aktiviteter som möjligt i sammansättningen av den produkt (eller tjänst) som organisationen är satt att leverera.

Lean för IT-organisationer

Utifrån Lean har många olika ramverk, metoder och verktyg utvecklats och implementerats runtom i världen. Fokus har dock oftast varit kring produktions- och fabriksverksamhet.
Under 2000-talet började flera olika IT-organisationer snegla mot Lean och anamma delar av principerna och verktygen man använder sig av där. Bland annat kom ramverken Agile/Scrum samt Kanban-skolorna att fokusera mot just ett effektivt flöde. Hela vägen från krav till fungerande produktion/drift. Principerna bakom DevOps samt inte minst den senaste versionen av IT Service Management enligt ITIL4 har också tagit sitt avstamp ifrån Lean och flödeseffektiv leverans.

Så uppstod ramverket Lean IT

Eftersom så många organisationer inom IT-världen såg nyttan och värdet med Lean i en IT-kontext såg de också nyttan av att formalisera detta ytterligare. Ett antal organisationser gick därför samman för att utveckla ett Lean-baserat ramverk för IT-organisationer, Lean IT. Non-profit-organisationen (Lean IT Association) skapades och där samlades kompetens och erfarenhet från både IT- sektor såväl som verksamheter baserade på Lean Management. Utifrån denna kombination utvecklades ett nytt Best Practice-ramverk anpassat specifikt för IT som tog sitt avstamp/hade sin grund i just Lean Management. 

Lean IT – Inte bara gammal skåpmat

Lean IT är alltså inte bara en nygammal version av Lean Management. Utan är anpassat för och ger stöd till alla delar av en IT-organisation och IT-leverans. Redan tidigare etablerade ramverk inom IT, såsom Agile/Scrum och Kanban har visserligen också de aspekter av Lean Management i sig. Men har en avgränsning till specifika delar av en IT-organisation. Mer bestämt systemutveckling och utvecklarorganisationer. Kanban har däremot en bredare tillämpningsbas men är å andra sidan begränsat till visualisering och planering av arbete. KanbanmetodeR saknar därmed flera aspekter och verktyg som Lean erbjuder.

Vad består ramverket Lean IT av?

Det är naturligtvis svårt att med några korta ord beskriva detta i sin helhet men nedan illustrationer beskriver huvuddragen.

Dels beskrivs två huvudområden i termer av en ”mjuk” och en ”hård” del. Där den hårda avser de verktyg som ramverket erbjuder och den mjuka fokuserar på ledarstil, riktning för organisatione. Samt hur personalen bäst motiveras i arbetet att självständigt jobba med fokus på värde till kund.

Utifrån dessa två huvudområden definierar sedan ramverket 5 komponenter enligt nedan illustration. Varje huvudområde kan ha en eller flera olika representationer inom komponenterna. Och inom varje komponent kan flera koncept återfinnas. Som exempel så har komponenten ”Performance” både verktyg för att mäta och följa upp leveranser. Samtidigt som det har principer för hur mätningar görs, vem som formulerar målen, hur personalen engageras i detta etc.

Verktygsexempel från Lean IT

Koncept som återfinns inom ovan beskrivna komponenter och huvudområden är sådant som:

• Value Stream Mapping genom SIPOC-diagram
• Olika typer av Waste och hur man upptäcker det
• Process throughput analysis
• OPE (Operational Process Efficiency)
• Visual management och dag, vecko och förbättringstavlor (Kanban)
• Voice of the Customer och CTQ-tree (Critical to quality)
• Kaizen Mindset och Ständig förbättring
• Problemlösning enligt A3-metoden
• Management filosofi – Go See, Ask why, Show Respect och Performance Dialogue

Vilka problem löser Lean IT?

IT-organisationer hanterar idag många olika problemställningar. Att påstå att det ena eller andra ramverket alltid kommer att lösa ett och samma problem blir därför felaktigt. Mer relevant är kanske att istället utgå ifrån vilka bekymmer eller problemställningar som IT-organisationers kunder brukar beskriva att de upplever. De vanliga svaren brukar vara ”tar för lång tid, är för dyrt, kan inte hantera/erbjuda det jag vill ha. Slutligen brukar också klagomål på “för låg kvalitet/fungerar för dåligt” vara vanliga.

Agila metodiker har alla tagit sitt avstamp och sin inspiration från Lean production. Även om agila metoder inte är exakt likadana som Lean IT så är det ändå relevant att beskriva vilka positiva effekter som ofta uppnås. Både från rena agila metoder såväl som Lean IT.

Positiva effekter av Lean IT är bland annat:

• Bättre kvalitet på levererade IT-tjänster
• Snabbare leverans av nya och eller ändrade tjänster
• Ökad flexibilitet i erbjudande och anpassning till nya krav
• Sänkta kostnader
• Högre grad av deltagande, motivation och glädje hos personalen
• Samt personal som arbetar under rimliga villkor med möjlighet att hålla s.k. Sustainable pace.

Värdet av Lean IT utanför systemutveckling?

Med alla ramverksimplementationer kan vi alltid göra ett dåligt jobb. Rätt hanterat med tydlig problemdefinition, konkreta uppsatta mål och en hanterad förändringsresa så kan (och bör) Lean IT tillhandahålla värden såsom:

• Utvecklad förmåga för IT-organisationen att absorbera och hantera variation i krav från kund.
• Ett gemensamt ramverk och förhållningssätt till arbetet för hela it-organisationen utan att skapa stelbenta processer som inte fungerar lokalt.
• Fokus på vad som faktiskt är av värde för kunden istället för internt och/eller teknikorienterat fokus inom IT-organisationen.
• Frigörande av resurser och tid genom att sluta göra fel saker samt laga det som redan borde fungera.
• Förenklad och förbättrad hantering av dagligt arbete och leveranser med tillhörande kortare ledtider.

Vad är det praktiskt som görs annorlunda då?

De specifika förutsättningar för varje organisation behöver beaktas. Vissa organisationer har redan delar av detta på plats, andra kanske bara precis är i starten.  Genom att använda oss av principerna i ramverket Lean IT så kan vi förvänta oss ett antal olika effekter/vinster. Rimligtvis borde ett fokus på högre kvalitet i leverans frigöra tid från onödig incidenthantering och buggrättning. En utökad distribution av mandat och beslut till de som faktiskt utför arbetet borde resultera i ökad trivsel hos personal. Såväl som en utvecklad förmåga att erbjuda en högre grad av variation till kund.

Ett fokus på och en bredare förståelse för vad det är som är av värde för kund borde innebära att IT-organisationen fokuserar tid, resurser och engagemang i det som är viktigt för kunden.

Förflyttning av fokus från resurs mot flöde

Det är dock ett större paradigm-skiftet som i första hand bör belysas. Vilket är övergången eller förflyttningen från ett fokus på resurseffektivitet till flödeseffektivitet. Det är själva essensen av Lean (tillika Lean IT). När Toyota säger att inga resurser skall slösas bort så menar de inte att alla resurser ska vara fullt belagda. Snarare menar de att inga resurser skall nyttjas för sådant som inte i första hand innebär en snabbare och säkrare leverans till kund.

Här i ligger själva klon och det unika värdet som Lean IT erbjuder. Om begreppen Flödeseffektivitet känns obekväma rekommenderar vi varmt att läsa boken ”Detta är Lean” av Niklas Modig.

Hur kommer man igång med Lean IT?

Fler och fler organisationer vänder fokus mot flödeseffektiv leverans. Vi på Onbird har under flera år arbetat tillsammans med flera olika typer av organisationer. Allt från IT-drift, applikationsförvaltnings- till andra icke-systemutvecklarorganisationer. Alltid i syfte att utveckla flöde i leveranstill kund. Såväl som skapa fokus på värde och en arbetssituation som är positiv att verka i. För både anställda och andra.

Vanlig start på resan mot Lean-IT

Vägen dit är inte alltid spikrak eller densamma mellan olika organisationer. Men några saker har vi dock sett är ofta förekommande och i regel en bra start:

• Gör arbete synligt genom visual management (ofta med stöd av Kanban)
• Begränsa mängden ”work-in-progress” med tillhörande context-switching och resursoptimering
• Odla upp ett nytt perspektiv och synsätt på hur vi fokuserar på flöde snarare än resursbeläggning
• Skapa utrymme för reflektion och förbättring
• Skapa rytm i arbete med återkommande ceremonier och rutiner

Mycket inom Lean och Lean IT kan uppfattas som kontraintuitivt mot vad vi fått lära oss inom yrkeslivet. Till stor del handlar det om att ”lära om sig” och att slå hål på många gamla myter. Därför är det vanligt att man också börjar med någon form av kompetenshöjande (eller ska vi säga kompetensjusterande) aktivitet.