Måste vi leva med långa leveranstider inom IT?

av | apr 4, 2018 | ITIL/ITSM, LEAN IT

Om man frågar i princip vilken IT-organisation som helst vad deras kunder oftast klagar på så kommer ett av de vanligaste svaren att vara ”långa leveranstider”. Förklaringen till de långa leveranstiderna kan vara många men en vanligt förekommande problematik är att leveranser förutsätter koordination över flera olika leveransenheter/funktioner och specialister.

En kund kan till exempel beställa uppgradering av en applikation. Förutsättningen för det är att plattformen (Server, DB eller annat liknande) också körs på rätt version samt att brandväggar och andra liknande nätverkskomponenter är korrekt konfigurerade och så vidare, och så vidare …

Skynda på?!

För att hantera leveransen behöver vi idag oftast kalla in ett flertal olika specialister. Arbetet går så att säga över ett antal silos. Det här är ett känt problem i vardagen och ett resultat av att vi strävar efter att utveckla specialiserad kompetens för att lösa avancerade komplexa tekniska problem och utmaningar. Något vi ofrånkomligen hamnar i när vi utgår från linje/matris-organisation.

I praktiken skall alltså kundens beställning (eller flödesenhet enligt Lean-tänket) ta sig över flera olika funktioner, genom en mängd överlämningar för att i slutändan leverera det kunden önskar. Vidare kan vi dessutom ha valt att inom våra olika funktioner/avdelningar dela upp arbetsuppgifterna än mer mellan våra olika specialister.

Nätverksgruppen är inte bara nätverksspecialister utan inom gruppen har vi delat upp ansvaret ytterligare. Någon har ansvar brandväggar, en annan för lastbalanserare och en tredje för Lan och Switchkonfiguration. Därmed har vi skapat ännu fler flaskhalsar och överlämningar inom funktionen.

Vi ser precis samma problem inom övrig drift men även utveckling. Någon ansvarar för att programmera på databas, någon på gränssnitt och en tredje på integrationer.

Lösningen på detta är att skapa autonoma team med ansvar för hela teknikstacken. Detta kan dels uppnås genom att se till att tekniken har en ökad grad av ”resiliance” och frikoppling för att möjliggöra att ändringar görs utan att vara beroende av motsvarande förändringar i andra delar av teknikplattformen.

Men viktigare och där vi ofta missar att starta är i att skapa sant självstyrande autonoma team. Team där uppgifter inte fastnar då bara en av teamets medlemmar kan utföra vissa specifika uppgifter.

Hur bör vi organisera teamet istället?

  • Korsfunktionell kompetens
    De har korsfunktionell kompetens där de säkrat upp att ingen enstaka kompetens finns representerad endast hos en person. Detta kan hanteras genom 3-1 modellen. 3 personer ska kunna 1 uppgift, varje person ska kunna 3 olika uppgifter. Här använder vi oss ofta av en Kompetensmatris för att skapa synlighet.
  • Strukturerat inflöde
    De har ett kontrollerat och strukturerat inflöde av uppgifter. Dvs. en inbox dit arbete kommer in för att sedan fördelas i gruppen efter uppgiftens prioritet, inte efter specialisternas tillgänglighet.
  • Synliggör arbetsuppgifter
    De delar gemensamma verktyg för att synliggöra arbete som kommit in, vilken status de befinner sig i och vem som jobbar med dem. Ofta i termer av en Kanban-tavla men kan också vara i ett ärendehanteringssystem av mer traditionell karaktär.
  • Etablerade processer
    De har gemensamma etablerade processer som de följer för planering, utförande och dokumentation av arbete som utförs.
  • Gemensamma mål
    De har gemensamma KPI:er och mål som gruppen strävar mot och där oförmåga att missa målen och leveranser är hela gruppens bekymmer och inte en specifik individs/specialists.

Avgörande för effektivare leveranser inom IT:
– Korsfunktionell kompetens – Strukturerat flöde – Etablerade processer – Gemensamma mål

Team i harmoni

Organisationer som följer dessa principer ovan kommer inte att lösa alla sina problem med långa leveranstider men de kommer definitivt att ta bort många av de flaskhalsar och bekymmer som finns i våra specialist-organisationer och därmed tydligt kunna korta ner leveranstider. Välfungerande team är produktiva teams vet vi – mängden resultat ökar, 

Lär dig mer om dessa principer via DevOps.  Som ramverk kopplar DevOps ihop drift och utveckling för att bilda bättre teams och i ett tydligare och jämnare flöde.  Eller hämta hem vår kompetensmatris nedan för att inventera din team inför en harmonisering?

Kompetensmatrisen

Ladda hem vår mall för utvärdering av korsfunktionell kompetens i ett team!

Share This