Kundcase Restaurangkedjan – bättre kontroll på leveranser

Utgångsläget

Vår restaurangkedjekund, verksam inom Norden och norra Europa, befinner sig i en expansiv fas och behövde hjälp med att accelerera sitt förändringsarbete. Verksamheten ställer krav på ökad snabbhet och tillväxt.

Kunden hade under ett par år arbetat aktivt med att utveckla och stärka samarbetet mellan verksamhet och IT. Målsättningen var  bl.a. kortare ledtid från idé till att kundvärde uppstår. Hypotesen var att förutsättningar till  ett bättre samarbete och ett mer lättrörligt arbete skulle öka vid ett mer produktorienterat tankesätt.

Förändringsarbetet som hade drivits internt hade fokuserat på att dela in IT-organisationen i domäner/värdeströmmar, skapa ett PMO med portföljprocesser samt etablera en ny Operating Model.

För att accelerera det fortsatta förändringsarbetet önskade kunden stöd. Primärt inom områdena leveransflöden, prioriteringsprinciper, kundsamarbete och kapacitetsplanering.

Uppdraget

I en kombination av workshops och konsultinsatser arbetade Onbird med IT-organisationen under november 2024 – juni 2025. Först gjordes en nulägesanalys som diskuterades och förfinades med ledningsgruppen. Utifrån nuläge och önskad målbild, i samarbete med kund, upprättades en plan framåt med konkreta åtgärder för hela IT-organisationen såväl som samarbetet med verksamheten.

Gemensam kadens

IT-organisationen och verksamheten har starka beroenden till varandra och behöver vara synkade i en gemensam kadens för sin utveckling. Samt ha  förutsägbarhet kring leveranser. Onbird hjälpte till att etablera relevanta rutiner och ceremonier för att skapa arenan för att identifiera och få kontroll på kundens IT-leveransflöden. Både interna flöden likväl de som inkluderar externa leverantörer.

 Iterationsmodell

Som stöd till arbeta i en gemensam kadens togs en iterationsmodell fram anpassad till kunden. Iterationsmodellen förankrades, beslutades och etablerades inom IT-organisationen samt med nyckelpersoner inom verksamheten. Detta arbete gjordes m.h.a. workshops och individuell coachning.

Visualisering

Onbird stöttade i arbetet kring att visualisera allt arbete. Projekt som daglig drift och utveckling. Planerat som oplanerat, i ett gemensamt verktyg. Genom att synliggöra allt arbete ökade förutsättningarna till att bl.a. identifiera flaskhalsar, hantera beroenden, göra gemensamma prioriteringar, mäta leveranser m.m.

Uppföljning och mätetal

Onbird tog fram mätetal för att möjliggöra uppföljning av leveranser samt identifiera organisationens leveranskapacitet. Dessa mätetal implementerades sedan av kund för att driva det fortsatta förbättringsarbetet.

Utbildning, workshops och gemensamma utvecklingsinsatser

IT-organisationen utbildades i flöden och agila metoder för att skapa en gemensam förståelse och diskussion kring lämpliga förändringar. Teorin omvandlades till praktik vid förankring av den iterationsmodell som tagits fram för kundens behov. Mellan workshop och iterationsstart fick grupperna möjlighet, och stöttning i, att genomföra de förändringar i struktur och arbetssätt som identifierats. Planering av hur och när förändringar skulle ske gjordes i dialog med respektive gruppering, vilket resulterade i välmotiverade och anpassade insatser.

Resultat

Utifrån den plan som sattes upp för att nå de uppsatta målen kan vi bl.a. se följande resultat:

• En tydlig och gemensam månadskadens för IT-organisationen samt dess nyckelpersoner i verksamheten. Genom att ha samma takt och samma struktur för sitt arbete blir samarbete och förutsägbarhet bättre.
• En tydligt förbättrad kommunikation, dialog och förväntansbild inom IT-organisationen, både inom grupperingar och mellan grupperingar.
• Ökad transparens kring arbetet, både inom IT-organisationen såväl som för verksamheten/affären. Alla kan se status och vad som pågår.
• Etablerade forum med verksamheten för en tydligare dialog kring planerat arbete, förväntningar, prioriteringar och leveransstatus.
• Skifte i fokus till vad som ska levereras när, inte vad man som organisation är upptagen att arbeta med. Det ökar förutsägbarheten av leveranser.
• Tydliga gemensamma principer för prioritering av arbete. IT och verksamhet behöver prioritera tillsammans för att nå gemensamma mål.
• Framtagande av gemensamma definitioner på leveransenheter för att möjliggöra mätning och uppföljning av bl.a. ledtider.
• Skapat förutsättningar för nyckeltal att mäta bl.a. leveranskapacitet och ledtider.
• Diskussioner om vikten av reflektion och förbättring. Alla grupperingar har genomfört retrospektiv. Att ge grupperingar inom organisationen utrymme och ansvar för sin egen förbättring, både i arbete och i arbetssätt, leder till att diskussion förs och att man har börjat utkräva ansvar från varandra.

Mer info/Kontakt

Vill du veta mer om vårt uppdrag? Kontakta Onbirds Torbjörn Dahlström som fungerade som uppdragsansvarig för vårt arbete med restaurangkedjan!