2020 befinner vi oss mitt i den digitala revolutionen. Digitalisering, machine learning, AI, blockchain och många andra förändringar sker nu snabbare än någonsin. De organisationer som inte lyckas med sin integrering av verksamheten och IT kommer hamna på efterkälken och kanske till och med upphöra att existera. De IT-leveranser som inte är effektiva kommer att sätta krokben för verksamheters förmåga att snabbt anpassa sig till nya krav. Verksamhet som inte förstår hur de måste aktivt medverka i hela IT-leveransen samt balansera krav på nya leveranser mot ett strukturerat underhåll av plattformar och arkitektur kommer välja bort affärsmässig flexibilitet när den tekniska skuldbördan växer sig för stor. Enheter inom en organisation som inte samverkar i de centrala värdeflödena kommer skapa lokal optimering med global degradering som resultat.

Onbird har ofta uppdrag att hjälpa organisationer få till bättre synergi och samarbete mellan verksamhet och IT. Uppdragen kan handla om att kartläggning av verksamhetens värdeflöden för att definiera IT-produkter. Eller att utveckla för verksamhet och IT gemensamma rutiner och processer som gör att utvecklingen av IT-stöd hela tiden hjälper verksamheten utvecklas. Eller att kartlägga hur IT-stödens produktdefinitioner är satta tillsammans med berörda parter för att utveckla rätt tjänste-portfölj för IT-organisationen. Ofta med utgångspunkt från Lean Portfolio Management. Vi har också genom åren hjälpt många organisationer i flera olika branscher utveckla sin IT-strategi för att säkra verksamhetens utveckling, flexibilitet och kostnadseffektivitet. 

Kartläggning av värdeflöden

Med värdeflöde avser vi den kedja av aktiviteter och steg som en organisation gör för att skapa värde för en mottagare. För bolag och organisationer verksamma inom många olika branscher har man en eller flera olika värdeflöden som är riktade mot att skapa värde för kund. Dessa värdeflöden kan ofta involvera flera olika delar av den interna organisationen och ibland också inkludera leveranser utförda av underleverantörer.

Genom att mappa ut sina värdeflöden kan man uppnå två viktiga effekter. Dels att identifiera var i värdeflödet det finns olika former av onödiga eller icke värdeskapande aktiviteter såväl som att identifiera onödiga ställtider som uppstår när värde-enheten rör sig över team, avdelningar eller funktioner. Dels är det också lättare att utifrån värdeströmmen identifiera vilka IT-produkter och tjänster som understöder värdeströmmen. Alltsom oftast är själva IT-miljön en röra av system, grupperingar, integrationer och annat som hindrar verksamhetens möjlighet att skapa värde för kund samt snabbt ställa om till nya krav och behov.

I en agil transformation i större skala är detta en av de centrala aktiviteterna som behöver genomföras. Genom värdeflödesanalysen går det lättare att både organisera utvecklingsteam och verskamhet optimalt såväl som rikta förbättringsinsatser dit de behövs. 

Produktdefinitioner

Med produktdefinition utgår vi från det agila produkttänket. En produkt i den agila världen är ju en IT-komponent (oftast en eller flera system) som tillsammans skapar ett tydligt affärsvärde. Att definiera vad produkten är, hur den skapar värde samt vad den långsiktiga visionen för produkten är centrala aktiviteter som behöver genomföras. Många produktägare upplever utmaningar i detta. Dels kan det bero på ansvars- och mandatrfågan i organisationen men inte sällan beror det på att Produktägaren och teamet (eller hela organisationen) inte tagit sig tid att identifiera dessa delar. Argumentet blir gärna “vi vet ju vad det här systemet gör och utan det så skulle vi ju inte kunna få klart…”. Effekten av att inte definiera produkten på ett tydligt sätt blir tveksamma prioriteringar, omständiga interna diskussioner och ett bristande fokus på det affärsvärde som skall uppnås. 

Vi på Onbird hjälper våra kunder och de centrala intressenterna för produkten att skapa struktur i detta. Ofta är det parat med olika former av kompetensinsatser. Och slutligen jobbar vi också igenom hur vi mäter produkten och teamets värde/effektivitet. Till stöd för detta utgår vi oftast från en metod som kallas “the flow framework”. 

Lean Portfolio Management

Med Lean Portfolio Management så avser vi den strukturerade men ändå lättrörliga processen för att definiera, utvärdera prioritera och välja mellan olika större initiativ som organisationer bedriver. Begreppet har existerat under en tid och på senare år fått mer fotfäste genom skalade agila ramverk såsom SAFe.  Det praktiska problemet som alla organisationer behöver hantera är att prioritera mellan olika former av investeringar. I ett produkt- och IT-persepektiv ännu mer så. Resurserna är ändliga, resultaten är högst osäkra och de potentiella problemen eller fallgroparna ymniga. 

Historiskt har många organisationer jobbat med någon form av PMO (project management office) som haft uppdraget att hålla ihop dessa utmaningar. Tyvärr har projekt av större karaktär visat sig presentera fler risker än önskvärt och i dagens värld där tempo, förändringar och osäkerhet är större än någonsin behöver organisationer hitta nya väge. 

Lean Portfolio Management erbjuder organisationer en möjlighet att reducera risk, öka sannolikhet till framgång samt skapa bättre översikt över progress eftersom man utgår från agila/leanperspektiv även för dessa större initiativ. Genom att balansera mängden stora initiativ, visualisera dess progress och omfattning samt bryta ner även stora initiativ i kortare iterationer går det att mota många av hoten och problemen med investeringar i grind. 

Principerna för Lean Portfolio Management är precis lika tillämpliga för agila utvecklingsteam, systemutveckling generellt såväl som för infragrupperingar. Onbird har genom åren hjälpt kunder etablera bättre styrning, tydligare visualisering och bättre resultat genom att anamma dessa principer för sin övergripande portföljstyrning. 

IT-strategi

Med IT-strategi avser vi helt enkelt en strategi för hur IT ska utvecklas på bästa sätt för att stöda den verksamhet som IT-organisationen levererar produkter och tjänster. Detta kan därmed inbegripa både hur IT-organisationen skall utvecklas såväl som hur IT skall utvecklas inom organisationen. Med utgångspunkt från praxis i branschen och med stöd av komponenter såsom Lean Portfolio Management erbjuder Onbird en metodik för att utveckla, definiera och etablera en IT-strategi i kundorganisationen. Genom åren har vi hjälpt många olika organisationer i många olika branscher såsom retail, dagligvaruhandel, offentlig förvaltning, rental, hospitality och flera andra att definiera sin IT-strategi.  

Vår metod utgår här som alltid ifrån hjälp till självhjälp. Genom att coacha våra kunder genom de olika stegen och komponenterna som ingår snarare än att formulera den själva efter en omfattande förstudie skapar vi bättre förutsättningar för kunden att själv äga och förvalta resultatet av sin strategi. Vi utgår även från att strategin i sig behöver har olika komponenter för olika delar såsom portföljstyrning, sourcingstrategi, plattformsstrategi etc. Oftast har våra kunder redan flera av dessa komponenter delvis eller helt färdig varför arbetet i snarare i första hand handlar om att sy ihop helheten till en färdig kontext snarare än att bygga något från grunden. Vidare så arbetar vi oftast i korta iterationer med tydliga delsteg och feedback för att dels undvika onödig komplexitet men också för att löpande förankra tankar, idéer och vägval i den mottagande organisationen.  

Erfarenhetsmässigt har det också visat sig att det ofta finns olika former av kompetensfrågor som behöver hanteras i arbetet. För att kunna formulera en rimlig strategi behöver man också förstå vad strategin berör. Detta blir också ofta exta tydligt då strategiarbetet är en del av ledningsgruppens ansvar. En ledningsgrupp som från början inte fungerar som en enhetlig funktion med gemensamma mål behöver ofta första bearbeta den frågan för att kunna definiera och exekvera på en IT-strategi på ett effektivt och effektfullt sätt. 

 

Share This