Från agila team till en mer sammanhållen organisation – Axfood IT:s nästa steg

Med stöd från Onbird har Axfood IT utvecklat tydligare roller, stärkt samverkan mellan team och skapat ett större fokus på flöde i leveranserna. Resultatet är en mer strategiskt linjerad organisation och kortare cykeltider i centrala processer.

Kort om Axfood IT

Axfood är en av Sveriges ledande aktörer inom dagligvaruhandeln och den näst största på marknaden med en marknadsandel på cirka 20 procent. Koncernen driver flera framgångsrika matkoncept och har en tydlig vision: att vara ledande inom prisvärd, bra och hållbar mat.

Under senaste åren fortsätter Axfood att växa snabbare än marknaden. Digitalisering och IT spelar en central roll i koncernens utveckling och förmåga att skapa värde för både kunder och verksamhet.

Axfood IT ansvarar för att utveckla och förvalta digitala plattformar, system och IT-tjänster inom koncernen. Organisationen består av cirka 200 interna medarbetare och ytterligare omkring 100 konsulter och arbetet bedrivs i runt 60 självorganiserande team.

Utgångsläge: att utveckla en redan agil organisation

Axfood IT hade under flera år arbetat med att etablera agila arbetssätt och självorganiserande team. Samtidigt växte organisationen och leveranserna blev allt mer komplexa.

Det skapade ett behov av att stärka kopplingen mellan strategiska prioriteringar, planering och teamens leveranser. Organisationen såg också behov av att tydliggöra roller och mandat, särskilt för Product Owners och Scrum Masters, samt att skapa bättre samverkan mellan olika leveransmodeller.

Samtidigt fanns en ambition att utveckla en starkare förståelse för flöde och värdeskapande i leveranserna, för att långsiktigt kunna stärka organisationens leveransförmåga.

Onbirds uppdrag

Onbird har stöttat Axfood IT i deras fortsatta utveckling mot en mer strategiskt linjerad, kompetent och värdefokuserad organisation.

I uppdraget har Onbird haft rollen som strategisk agil coach, med fokus på organisationens långsiktiga utveckling av arbetssätt, strukturer och roller. Samtidigt har andra konsulter arbetat närmare teamen i mer operativa roller.

Att kombinera strategiskt och operativt stöd är något Onbird ofta eftersträvar i sina uppdrag. När förändringar i organisationens struktur och arbetssätt samtidigt omsätts i teamens vardag skapas bättre förutsättningar för både varaktig förändring och konkreta resultat.

Strategiskt linjerad organisation

En viktig del av arbetet har varit att stärka kopplingen mellan organisationens prioriteringar och teamens leveranser.

Onbird har stöttat Axfood IT i att skapa bättre samverkan mellan traditionella leveransmetoder och agila arbetssätt, bland annat genom att etablera en tydligare struktur för planering och samordning i organisationen.

Arbetet har bland annat inneburit att:

• synkronisera teamens arbetssätt genom en mer gemensam kadens

• standardisera sprintlängder till två eller fyra veckor samt använda Kanban där det varit mer lämpligt

• komplettera kvartalsplanering med månadssynkar för att skapa mer adaptiv planering

• arbeta strukturerat med förbättringar i organisationens olika forum

Tillsammans skapade detta bättre förutsättningar för att koppla ihop strategiska prioriteringar med teamens leveranser.

Kompetent organisation

En annan central del av samarbetet har varit att stärka organisationens kompetens och tydliggöra viktiga roller i leveransen.

Onbird har arbetat med att förtydliga rollerna Product Owner och Scrum Master, där tidigare otydligheter kring mandat, ansvar och förväntningar hade påverkat samarbetet i organisationen.

Genom riktade kompetensinsatser, utbildningar och coachning har organisationen etablerat en tydligare gemensam förståelse för rollerna.

Särskilt fokus har lagts på att utveckla Scrum Master-rollen från en metodroll till en nyckelroll i organisationens förbättringsarbete och teamutveckling.

Parallellt har Onbird genomfört flera typer av utbildningsinsatser, både rollinriktade, organisationsövergripande och teamfokuserade, för att stärka organisationens gemensamma kompetens kring agila arbetssätt.

Medveten och värdefokuserad organisation

En viktig del av arbetet har också varit att öka organisationens förståelse för flöde och värdeskapande.

Genom coachning på både organisationsnivå och i enskilda team har Axfood IT utvecklat ett mer flödesorienterat arbetssätt där fokus ligger på att förbättra hela leveransflödet.

Detta har bidragit till en ökad medvetenhet kring hur arbete rör sig genom organisationen och hur olika delar av leveransen påverkar varandra.

Ett konkret resultat av detta arbete är att cykeltiden i tre centrala huvudprocesser har minskat med cirka 25 procent efter ett till två års riktad coachning.

Resultatet

Genom samarbetet har Axfood IT stärkt sin förmåga att utveckla arbetssätt, roller och samverkan i organisationen. Arbetet har bidrag till:

• Tydligare roller i organisationen.
  Product Owners och Scrum Masters har fått en tydligare roll i leveransen, vilket har skapat bättre förutsättningar för prioriteringar, beslut och utveckling av teamens arbetssätt.

• En gemensammare kadens för teamens arbete.
  Genom synkade sprintlängder och en tydligare planeringsstruktur har det blivit enklare att planera arbete över teamgränser och mellan projekt.

• Kortare och mer adaptiva planeringshorisonter.
  Införandet av månadssynkar som komplement till kvartalsplaneringen har skapat förutsättningar att justera planer och skapa mer realistiska förväntningar i leveranserna.

• Stärkt samverkan mellan team och organisation.
  När planering och uppföljning sker i en mer gemensam struktur blir det enklare att skapa en gemensam bild av arbetet och koordinera leveranser mellan olika delar av organisationen.

• Ökad medvetenhet om flöde och värdeskapande.
  Organisationen har utvecklat en större förståelse för hur arbete rör sig genom systemet och hur olika delar av leveransen påverkar varandra.

• Kortare cykeltider i centrala processer.
  Genom riktat förbättringsarbete och coachning har cykeltiden i tre centrala huvudprocesser minskat med cirka 25 procent efter riktad coaching och utbildning.

Kontakta oss

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa din organisation att förbättra sin IT-leverans? Fyll i formuläret nedan, så återkommer vi så snart vi kan.