Kundcase: RISE IT – på väg mot gemensam rytm och effektivare leveranser

RISE IT har tagit viktiga steg mot en gemensam planeringsrytm och bättre samordning. Genom iterativa arbetssätt, workshops och praktiska övningar har Onbird och RISE IT tillsammans skapat tydligare prioriteringar, ökad transparens och förutsättningar för effektivare leveranser.

Om RISE och deras IT-organisation

RISE (Research Institutes of Sweden) är ett statligt forskningsinstitut och innovationspartner. Med över 3 000 medarbetare bidrar de till hållbar tillväxt och konkurrenskraft i näringsliv, offentlig sektor och akademi genom forskning, testbäddar och utveckling av nya tjänster, processer och teknologier.

RISE IT består av cirka 75 medarbetare och en ledningsgrupp på 7 personer som ansvarar för drift, infrastruktur, support och verksamhetskritiska system. Därtill har de en viktig roll i att säkra att organisationens forskning får rätt tekniskt stöd.

Utgångsläge – IT-projekt med höga ambitioner men splittrade processer

RISE IT har en hög kompetensnivå och kultur där analytiskt och forskningsdrivet arbete är normen.
Trots detta saknade organisationen struktur i prioritering och koordinering, vilket i sin tur ledde till flera utmaningar, bland annat:

• • Initiativ tappade fart eller stannade av, ofta på grund av interna beroenden
    (t.ex. infrastruktur och parallella projekt).
  • Inflödet av IT-arbete saknade tydlig prioritering och koordinering.
  • Projekt drog över i både tid och budget.
  • IT:s ledningsgrupp och RISEs organisation saknade en gemensam struktur för planering och uppföljning.

I denna kontext blev behovet av förbättring tydligt, och inte minst framstod ledningens roll som avgörande för att lyckas.

Så byggde vi förändringsresan – steg för steg

Förändringsresan byggde på tre delar:

• Utbildningar och workshops om iterativt ledarskap och hur projekt kan kombineras med ett mer cykliskt arbetssätt.
• Praktiska övningar, bland annat ”Trainwreck” som är en av Onbirds övningar för att uppleva och reflektera över hur arbetsflöden kan förbättras.
• Gemensamt utvecklingsarbete där vi tillsammans formade RISEs egna struktur för planering, prioritering, backlog och ansvar.

Vi spred ut insatsen över sex månader. På det sättet fick ledningsgruppen tid att pröva, reflektera och gradvis bygga nya arbetssätt. På så vis kunde lärandet fördjupas, och inte minst blev arbetet mer hållbart än en engångsinsats. Sammantaget gav upplägget bättre förutsättningar för förändring.

Resultat – RISE upplever tydliga förbättringar

Som ett resultat av förändringsresan har de första effekterna börjat märkas, särskilt i de team som kommit längst i tillämpningen:

• • Ledningsgruppen arbetar nu med gemensam Kanban-tavla för inflöde/utflöde av arbetet.
  • I utvalda team har månatliga cykler för prioritering, planering och uppföljning skapat en tydligare rytm.
  • Team och ledning börjar samordna beroenden i förväg snarare än att reagera på hinder när de uppstår.
  • Mindre WIP genom prioritering: färre saker på gång samtidigt och skarpare fokus.
  • Projekten visar bättre tendens att hålla tid och budget.

Utöver detta har kommunikation mot verksamheten blivit mer transparent och tydlig: Vad IT gör, När, och Varför.

Kundens röst – så upplever ledningen förändringen

CIO och andra i ledningen ser positiva tendenser och ser fram emot långsiktiga resultat.  Här är några röster från organisationen:

🗣️ “De team/projekt som idag använder ett iterativt arbetssätt upplever att de har en bättre transparens över de samlade behoven. Det stärker också vi-känslan i teamen och underlättar dialogen kring prioritering med behovsägarna.”

🗣️ “Vi har fått minskad stress! Det har gjort mycket för mitt lugn att kunna konstatera att vi har X antal timmar utvecklingstid per vecka och att man inte kan förvänta sig att man ska hinna med mer än så.”

🗣️ “Vi har fått kortare ledtider från start till mål genom att aktivt bjuda in till demo istället för att låta kunden återkomma när dom testat.”

Slutsats – framgång genom långsiktighet och ledarskap

Ledningens engagemang driver förändringen. När ledningsgruppen själva tar ägarskap och prioriterar tiden blir arbetet en del av vardagen.

Genom att sprida ut insatsen över flera månader kunde ledningen pröva, reflektera och justera sina arbetssätt. Därmed skapade de nya vanor på riktigt.

Slutsatsen hittills är att konkreta steg har tagits för att skapa verklig förändring. RISE IT har påbörjat en resa där ledningsgruppen och flera team etablerat nya arbetssätt som stärker samordning, transparens och fokus. Samtidigt är det tydligt att långsiktigt förändringsarbete kräver tid, ledarskap och uthållighet. Det handlar inte om snabba lösningar, utan om att kombinera ledarskapets vilja med en struktur för träning och gradvis förbättring.

De första stegen är tagna, och med fortsatt engagemang finns goda förutsättningar för att skapa bestående resultat över tid.

Kontakta oss

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa din organisation att förbättra sin IT-leverans? Fyll i formuläret som du hittar lite längre ned på den här sidan, så hör vi av oss.