Leverantörsstyrning – 3 vanliga misstag

Leverantörsstyrning: 3 vanliga misstag och hur du undviker dem

IT-organisationer idag är helt beroende av sina leverantörer för att skapa värde i verksamheten. Inte minst i form av leveranser som behöver gå sömlöst över ibland flera olika leverantörer för att värde ska uppstå. Trots att leverantörer spelar en strategisk roll, betraktas ofta samarbetet mer som en transaktion än som en långsiktig relation. Leverentörer skall styras snarare än integreras. Ofta beror detta på invanda tankemönster och dolda dogmer som styr vår relation till leverantörer. Tankemöster som leder till frustration och ineffektivitet. Både hos köpande IT-organisationer såväl som hos deras leverantörer. 

Omfattningen

Hur stor är då omfattningen av leverantörsberoendet? Om vi bortser från de situationer där den interna IT-organisationen egentligen bara är en beställningsorganisation och i princip allt reellt tekniskt arbete utförs av leverantörer vilket är en helt egen problemställning. Så är det ändå svårt att sätta en exakt summa.

Siffror visar dock att en betydande del av IT-budgetarna i Sverige går till leverantörer. Under 2022 uppgick den offentliga sektorns IT-utgifter (dvs till leverantörer) i Sverige till nästan 32 miljarder kronor, enligt en rapport från Upphandling24. I den privata sektorn uppskattades Sveriges totala IT-investeringar (dvs interna och externa kostnader) till 382 miljarder kronor år 2021, enligt Radar Ecosystem Specialists (vilket inkluderar både traditionell IT och industriell teknik). Det finns säkert mer relevanta siffror men oavsett så visar dessa på hur avgörande det är att hantera leverantörsrelationer strategiskt, givet den mängd pengar det handlar om.

Söm(n)lösa leveranser

Utöver de enorma summor som jag refererar till ovan, och kanske nästan än viktigare, är frågan om IT-organisationer också lyckas få till effektiva värdeströmmar och leveranskedjor genom sina olika leverantörer. Det är på inget sätt ovanligt att leveranser till kund/verksamhet går genom flera olika leverantörer. Olika system, program och applikationer som förvaltas/utvecklas av olika leverantörer men där värdet till kund förutsätter att alla gjort sin del. Uppdelning mellan leverantörer som ansvarar för utveckling och andra för test är också vanligt. Och slutligen, traditionellt har jag ofta sett en leverantör som ansvarar för applikation/utveckling. Medan någon annan haft ansvar för infrastrukturen som applikationen körs på. 

Oavsett om vi har denna typ av komplexa värdekedjor, eller avgränsade till kanske bara en leverantör, så behöver vi få till sömlösa leveranser. Där arbetet flyter obehindrat från den ena posten till nästa. Annars får vi förseningar, fördyrningar och förgrymmade mottagare som står och stampar i väntan på leverans. 

Tankemönster skapar misstag

Trots leverantörers strategiska vikt, trots omfattningen av kostnader och trots vårt behov av sömlösa leveranser så sker såklart misstag. Misstag som grundar sig på felaktiga underliggande tankemönster. 

På inget sätt gäller dessa för alla organisationer, och säkerligen finns det fler. Men nedan listar jag 3 vanliga misstag jag sett genom åren, varför de uppstår och hur de kan lösas. Detta då givet att man faktiskt förstår sin underliggande mentala modell. 

3 vanliga misstag

Hårdare avtal ger högre kvalitet

Många tror att detaljerade avtal med hårda SLA:er och straffavgifter säkrar en god leverans. I verkligheten leder detta ofta till ett kortsiktigt fokus på att undvika straff snarare än att skapa verkligt värde. Leverantörer som optimerar för att uppfylla SLA:er hittar ofta vägar att göra det utan att varken leverera på tid eller skapa den bästa lösningen för verksamheten.

Lösning: Istället för att lägga allt fokus på hårda krav och kontroll, satsa på gemensamma incitament för förbättring och innovation. Ha en öppen dialog om vad som skapar värde på lång sikt. Skippa viten, prova belöningsmekanismer istället. (Stalltips 1 – samarbete är inte en pappersfråga, det är en människofråga).

Leverantörer är  resurser och inte samarbetspartners

Många IT-organisationer behandlar leverantörer som molnresurser – där bemanning kan ökas och minskas i realtid utan någon  förlust. I verkligheten består leverantörer av människor och team som behöver stabilitet för att leverera hög kvalitet. Om vi kräver att en leverantör snabbt ska skala upp kan vi i bästa fall få tillgängliga konsulter, men sannolikt inte nödvändigtvis rätt kompetens. Effektiviteten minskar också per enhet ju fler resurser vi lägger till. 

Lösning: Skapa en jämn arbetsbelastning och samarbeta för att optimera flödet snarare än att kräva snabb skalbarhet. Bygg långsiktiga partnerskap och skapa en stabil kapacitet istället för att se leverantörer som en flexibel buffert. (Stalltips 2 – hur och var ser ni hur mycket arbete ni skickat till leverantörer?). 

Ineffektivitet i leveranser är (alltid) leverantörens fel

När leverantörer levererar sent eller med bristande kvalitet är det lätt att skylla på dem. Men ofta beror problemen på systemiska faktorer – som att vi som kund skapar ojämna arbetsflöden, skickar ospecificerade beställningar eller inte delar en tydlig backlog med leverantören. Många leverantörer arbetar dessutom i egna stuprör utan insyn i våra processer, vilket gör det svårt för dem att anpassa sig efter våra behov.

Lösning: Se leverantören som en del av värdekedjan och arbeta tillsammans för att identifiera flaskhalsar. Ge dem insyn i era processer och etablera gemensamma förbättringsmål för att optimera flödet. (Stalltips 3 – eftersträva hellre kundteam från leverantör än specialistgrupperingar för ett snabbare och jämnare flöde av leveranser).

Checklistor leverantörshantering

 Använd våra checklistor för att utvärdera och åtgärda eventuella utmaningar i leverantörshanteringen. 

• 10 frågor – överbelastar vi våra leverantörer?
• 7 frågor – skapar vi flaskhalsar hos våra leverantörer?

Åtägrder och lösingsförslag för varje punkt. 

Utveckla din leverantörssamverkan

Varje situation är såklart unik men vi har sammanställt två kostnadsfria checklistor som du kan använda för att identifiera och åtgärda vanliga fallgropar.  Vi rekommenderar också att för de leverantörer och leveranser där ni har kopplade värdekedjord göra en analys av värdeflödet. Det är det bästa sättet att inte bara kvantifiera problemet utan också att hitta rätt lösningar som har verklig effekt.