Nedbrytning av arbete – hur?
Inledning
När vi på Onbird ombeds hjälpa en kund med struktur för planeringsarbete, så är det ofta i själva verket steget innan – nedbrytningen av arbetet – som är utmaningen. Ett otydligt underlag att planera efter ger också en otydlig planering.
I en värld som ständigt förändras, kräver framgångsrik produktutveckling flexibilitet och anpassningsförmåga. Så långt är nog de flesta överens. Agila eller på annat sätt lättrörliga metoder har blivit lösningen för många team som strävar efter effektivitet och kontinuerlig förbättring. En central aspekt av (och en förutsättning för) detta är nedbrytning av arbete. Nedbrytning av arbete är en teknik som gör stora uppgifter mer hanterbara och ökar teamets förmåga att leverera värde snabbt och frekvent.
Vad är nedbrytning av arbete och varför vill vi göra det?
Nedbrytning av arbete innebär att dela upp ett stort projekt eller större arbetsinsats i mindre, mer hanterbara delar. I särskilt ett agilt sammanhang, möjliggör detta snabbare anpassning till förändringar, lättare prioritering och mer fokuserad insats från teamets sida. Detta eftersom den agila metodikens själva natur, med korta cykler/sprintar, kräver att en arbetsenhet inte är större än sprintlängden. Vidare bör, redan nu, påpekas att nedbrytning av arbete inte är något som görs av en person. Domänkunskap i kombination med en gemensam förståelse kräver oftast flera inblandade.
Faktiska fördelar med att bryta ned arbete
Snabbare förändring
Väl nedbrutna arbetsuppgifter har i (agila) team flera tydliga fördelar som direkt påverkar teamets prestanda och produktens framgång. Först och främst möjliggör det snabbare respons på förändring. Genom att arbeta med mindre, hanterbara uppgifter kan teamet lättare omfördela resurser och justera fokus baserat på nya krav eller insikter. Detta är särskilt värdefullt i en agil miljö där flexibilitet och anpassningsförmåga står i centrum.
Bättre tidsuppskattningar
En annan betydande fördel är förbättringen av precisionen i tidsuppskattningar. Mindre arbetsenheter gör det enklare för teamet att göra realistiska tidsbedömningar, vilket i sin tur leder till mer tillförlitlig planering och förutsägbar leverans. Denna noggrannhet är avgörande för att bygga förtroende hos intressenter, något vi pratar mycket om i vår kurs Certifierad Produktägare.
Tydligare vad som ska göras, av vem – och när
Nedbrytning av arbetet leder också till en ökad transparens. När uppgifter är tydligt definierade och tilldelade blir det lättare för alla inblandade att förstå vad som görs, av vem och varför. Detta underlättar öppen kommunikation och gör det enklare att identifiera och adressera problem tidigt i processen. Dessutom kan förväntansbilden på leveransen hanteras lättare, eftersom det blir tydligare vad som kommer att levereras och när det kommer att levereras.
Stärkt samarbete
Slutligen främjar nedbrytningen av arbete samarbete och kommunikation inom teamet. När arbete delas upp och distribueras tydligt, uppstår naturliga tillfällen för medlemmarna att samarbeta och hjälpa varandra. Detta stärker inte bara teamkänslan utan bidrar även till kunskapsdelning och kollektiv problemlösning.
Sammanfattningsvis är nedbrytning av arbete en kärnstrategi inom agila metoder som direkt bidrar till ökad anpassningsförmåga, noggrannhet i planering, transparens och samarbete. Tillsammans skapar dessa faktorer en stabil grund för effektiv produktledning och bättre leveranser.
Hur gör vi då?
Nedbrytning av arbete i mindre delar är något vi alla gör dagligen. Saker som, i sig, inte är så komplicerade behöver ändå delas upp i delsteg och i vissa fall göras i en särskild ordning. Detta gör våra hjärnor automatiskt åt oss, särskilt när det är något vi gjort många gånger förr. När det gäller vårt arbete så behöver vi ställa och och fundera aktivt lite grann.
Generell algoritm för nedbrytning av arbete
Ur ett utvecklingsperspektiv kan algoritmen för att bryta ned arbete se ut så här:
1. Börja där du är och starta med målet i åtanke.
Det kan vara en färdig lista med arbetsuppgifter, en servettskiss eller bara en idé. Det viktiga är att du har en tydlig bild av vad målet och utkomsten av arbetet är.
2. Identifiera steg för att uppnå målet
Oroa dig inte över om listan är komplett eller tillräckligt detaljerad. Fastna inte i detaljerna utan förenkla och se till helheten. Breda formuleringar som täcker flera underliggande steg är bättre, särskilt om du inte sitter på domänkunskapen själv.
Redan här kan det tänkas att du ser steg som inte är nödvändiga för att uppnå målet.
3. Klart definierade uppgifter.
Svara på följande frågor för varje rad i listan från steg 2:
- Förstår jag vad som behöver göras?
- Förstår jag vad ”klar” betyder?
- Kan jag identifiera alla steg som behöver göras för att nå ”klar”?
- Förutsatt att det inte finns något som blockerar eller något beroende: har jag all information för att kunna påbörja arbetet med detta just nu?
- Om du är i en agil kontext: Skulle mängden arbete som krävs för att nå ”klar” gå att få plats med i en sprint?
Om det inte är du själv som ska utföra hela arbetet, är det en bra idé att redan här samspela med den/de som också kommer att vara inblandade.
4. Om svaret på någon av frågorna i steg 3 är ”nej”:
Börja rekursivt om från steg 1 med denna rad i listan.
5. Fortsätt tills alla rader är tillräckligt nedbrutna
I en agil kontext är t ex en god tumregel att en arbetsuppgift måste kunna rymmas inom ramen för en sprint.
”Klar”?
En central punkt i algoritmen ovan är det som vi kallar för ”klar”. Att översätta till fackmannaspråk riskerar att öppna en Pandoras Box, men vanliga namn kring begreppet klar är ”Definition of Done” eller ”Acceptanskriterier”. Det viktigaste är att vi har en gemensam förståelse för vad som är uppfyllt när arbetsuppgiften är klar. Det medför att att vi inte levererar för lite eller överarbetar en uppgift.
[För att undvika ordkriget kring vad som är vad har jag ibland använt begreppet ”D.O.G.E” – ”Definition Of Good Enough”]
Vill du ha denna artikel i PDF-format?
Vi har sammanfattat denna artikel till en lathund som lämpar sig bättre att dela, skriva ut och sätta upp bredvid skrivbordet. Ladda hem och få snabba tips att ta med till nedbrytningsarbetet! Dels framstår du som proaktiv och smart och ni som team får goda tips på hur ni ska bryta ned stora arbetsinsatser.
Detaljer, detaljer
Det känns lockande att redan tidigt fundera på detaljerna runt den fantastiska idé man har. Men oftast skapar det problem senare. En allt för detaljerad plan blir snabbt föråldrad. Teamet kommer dessutom ofelbart att hamna i tidsödande diskussioner kring detaljer som kanske aldrig behöver genomföras. Dessa diskussioner kommer att föra fokus bort från huvudmålet och gör det svårare att prioritera det som faktiskt tillför värde till kunden. Slutligen kan det skapa en falsk känsla av säkerhet och kontroll. Detta leder till att teamet dels kan avsäga sig ansvar för saker som går fel och dels minskar vaksamheten inför oförutsedda händelser.
Alternativa sätt att bryta ned arbete
Förutom att enbart bryta ned arbetet i de steg man själv ser så kan vi förstås använda andra attackvinklar. Ett vanligt angreppssätt är att utgå ifrån den s.k. kundresan och titta på de steg som kunden behöver ta för att uppnå målet. Om det känns knepigt kan du titta vidare på andra faktorer, t.ex. genom SPIDR.
Det viktigaste att ta med är att våga spendera tid med att bryta ned och att tydligheten kring nedbrytningen finns där.
För fler tips och ett smidigare format, ladda gärna hem vår lathund för nedbrytning av arbete.
Lycka till!
Agilt och Projekt - hur bryter vi ned arbete?
En av nycklarna för att nå framgång i samarbetet mellan agil metodik och klassiska projekt är just nedbrytning av arbete. Hur hanterar man en projektplan med tydliga scopes och deadlines, när ett agilt team vill arbeta iterativt mot ett mål? Detta och mycket annat går vi igenom i vår kurs ”Att kombinera agilt och projekt”. Läs mer genom att klicka på knappen nedan!
