Scrum Master vs Projektledare

Från olika håll framför man emellanåt att agila metoder och traditionella projekt (ibland kallade vattenfall) inte går att kombinera. Men i realiteten är det många organisationer som ändå gör det. Hur går man då bäst tillväga när man kombinerar de olika metoderna och dess nyckelroller? I denna blogg tittar vi lite närmare på frågan om rollerna Scrum Master vs Projektledare och hur man säkerställer ett gott samarbete dem emellan.

Syfte och ansvar Scrum Master och Projektledare

Vi börjar med att kort reda ut de två rollernas syfte och ansvar.

Projektledarens huvudsakliga syfte är att säkerställa ett framgångsrikt projekt. Vi definierar framgång i projekt när det uppnår såväl projekt- som effektmål inom ramen för budget och tidsambitioner. Här har projektledaren ett ansvar för att både projektleveransen, såväl som att de önskade resultat eller effekter som projektleveransen syftar till, uppnås/realiseras.

En Scrum Master säkerställer, som primärt syfte, att det agila teamet fungerar så effektivt som möjligt. Scrum Mastern har ansvar och fokus på att teamets förmåga att kontinuerligt skapa mesta möjliga värde, hela tiden utvecklas och förbättras. I praktiken innebär detta att Scrum Mastern inte enkom kan fokusera på teamet. Dessutom stödjer och hjälper hen produktägaren, hjälper teamet identifiera och undanröja hinder. Utöver detta, för Scrum Mastern teamets talan gentemot övriga verksamheten.

En liten ”disclaimer”

I texten nedan använder jag titeln ”Scrum Master”. Inte för att jag anser att det är den enda agila metoden eller för den delen är ett tvång för att anamma agila metoder. Istället använder jag termen utifrån enkelhet, igenkänning samt att rollen är vanligt förekommande. Kärt barn har många namn och den kan därför också heta ”Agil coach”, ”Kanban lead”, ”Kanban Master”, Agile lead” eller någon annan titel i olika organisationer. I slutändan är min förhoppning att rollen  – utifrån beskrivningen – ändå blir förståelig och känns igen.

Rollernas ansvarsuppgifter

Låt oss titta lite närmare på själva ansvarsuppgifterna som Projektledare respektive Scrum Masters förväntas göra enligt gängse rolldefinitioner.

Projektledare

Projektplanering.

Utvecklar, upprättar och underhåller en realistisk projektplan. Denna plan hjälper organisationen att förstå vad som behövs göras och i vilken ordning. Allt för att kunna nå projektets mål.

Kommunikation.

Projektledaren säkerställer att tydlig och effektiv kommunikation sker inom projektgruppen. Det gäller såväl med intressenter som med styrgrupp/beställare av projektet.

Budget.

Projektledaren ansvarar oftast för att formulera och löpande följa upp projektets kostnader. I praktiska termer kan det därmed också handla om att hantera fakturor och tidrapporter. Här ingår också att sammanställa finansiella kostnader och resultat till projektets styrgrupp och beställare.

Beslutsfattande.

Projektledare är som namnet antyder en ledarskapsroll. Detta tar sig uttryck i att projektledaren ofta behöver fatta beslut för att leda projektet och dess medlemmar mot projektets mål. Det innebär oftast att behöva prioritera mellan aktiviteter. Vidare innebär det också att lösa konflikter samt löpande justera och anpassa projektplanen därefter.

Personalhantering.

Denna del är beroende av om projektet tilldelas egen personal eller använder personal från ”linjeorganisationen”. En effekt av detta kan bli att också frågor om rekrytering, ledning, lönesättning etc åligger en projektledare.

Riskhantering.

Projektledaren ansvarar för att identifiera, motverka och hantera risker som uppstår i projektet. Eftersom projekt per definition alltid innebär en risk av något slag,  så brukar detta vara en av de centrala delarna av projektledarens arbete.

Rapportering.

Slutligen har projektledaren ett ansvar att gentemot styrgrupp och beställare rapportera på projektets progress (leverans, tid och kostnad). Dessutom att tydligt kommunicera vilka hinder och/eller risker projektet stött på längs vägen.

Potentiella konflikter mellan Scrum Master och Projektledare

I grunden bör det inte uppstå oundvikliga konflikter mellan Scrum Masterns och Projektledarens ansvarsområden och arbetsuppgifter. Tvärtom finns betydande vinster att uppnå genom nära och produktivt samarbete mellan rollerna. För att visa på områden där vi bör hålla ögonen öppna, listar jag här några potentiella konfliktområden och effektiva hanteringsmetoder:

Projektplanering

Projekt planeras vanligtvis i en linjär tidsordning med fördefinierade sekvenser av aktiviteter, såsom kravinsamling, analys, design, etc.. Agila metoder förespråkar däremot en mer cirkulär metod. Istället för att detaljerat planera varje steg, fokuserar man på vad som är mest relevant just nu, vad som kan slutföras under korta cykler och hur arbetet bäst kan struktureras. Genom att acceptera den agila cykeln och den komplexitet som är inneboende inom systemutveckling, kan dessa synsätt samverka effektivt. Det innebär som exempel, praktiskt, att projektplanen behöver beskrivas mer övergripande. Detta leder till större flexibilitet i leverans för att antingen uppnå så mycket som möjligt inom tilldelad tid eller att acceptera att projektet kan ta längre tid än initialt förutspått.

Beslutsfattande

Traditionella projekt styrs ofta med hierarkiska metoder där ledaren leder och fördelar arbetsuppgifter, instruerar medarbetare om vad som förväntas samt i vilken ordning. Agila metoder betonar istället att medarbetare är kompetenta och villiga att prestera om de ges rätt förutsättningar. Det handlar mindre om rollbeskrivningar och mer om hur varje projektledare leder sitt projekt. Här är det är avgörande att beslutsfattandet inte skapar hinder för de agila teamen. Eventuella konflikter som uppstår behöver hanteras av både Projektledaren och Scrum Master.

När det kommer till prioritering, följer de agila metoderna att en Produktägare kontinuerligt prioriterar det agila teamets fokus. Det är därför viktigt med en nära dialog mellan Produktägare och Projektledare.

Hinder och Skydda teamet

Det är vanligt att projekt skapar hinder för agila team, där projektplanen inte tar hänsyn till teamets verkliga kapacitet och överbelastar dem med arbetsbörda. Ett vanligt bekymmer är att projektet efterfrågar tillgång till specifika resurser från teamet, såsom medarbetare med unik kompetens som behövs i projektet. Detta resulterar ofta i att teamets effektivitet hämmas, eftersom det blir oklart om och när dessa medlemmar är tillgängliga för teamets arbete eller om de måste engageras i projektet istället. En effektiv strategi för att hantera detta är att undvika att tilldela specifika resurser.

”Pull” istället för ”Push”

Låt istället projektet begära arbete och leveranser från teamet, som sedan själva avgör hur de ska utföra detta. Visserligen finns utmaningar med detta tillvägagångssätt, och ibland innebär det att teamet måste förstärka sina resurser för att undvika brister inom kompetensen. Men, trots att detta kan upplevas som kostsamt eller ineffektivt, har erfarenheter från ”pair programming” visat på positiva effekter i termer av kvalitet och innovation som vida överstiger de förmodade extra kostnaderna. Detta har till och med varit en överraskning för VD-positioner. Dock bör ett agilt team alltid ha fokus på att kompetenserna i teamet har rätt spridning, oavsett om de är omgivna av projekt eller ej. 

Fördelar med Scrum Master och Projektledare i samverkan

Flera betydande fördelar uppnås genom en väl genomtänkt och balanserad tillämpning av både projektmodeller och agila metoder. Fördelarna stärks ytterligare genom att följa agila principer såsom ”individer och interaktion före processer och verktyg”. Exempel på de fördelar som kan uppkomma inkluderar:

Behov av effektiva team inom projekt

En projektledare drar stor nytta av en Scrum Master och dennes arbete. Scrum Master fokuserar på att coacha teamet för att uppnå högsta möjliga effektivitet, vilket ger projektledaren ett pålitligt stöd och en försäkran om att det berörda teamet kan hantera sina uppgifter på ett utmärkt sätt.

Dessutom, med de agila teamens kontinuerliga förbättringar, levererar de ännu bättre arbete som efterfrågas av projektet i takt med tiden. När denna leveranskvalitet kan mätas och verifieras över tiden, minskar åtminstone en av de potentiella riskfaktorerna för projektet. Här spelar Scrum Master en central roll i att stödja projektledaren att uppnå de satta målen.

Beslut, rapportering och budget

Tillsammans med projektledaren är en Scrum Master aktiv i att rapportera till och ha dialog med styrgruppen och beställarna. Det kan liknas vid att ”fabrikschefen” validerar om leveransplanerna från ”sälj/distributionschefen” är genomförbara både på kort och lång sikt. En Scrum Master, som också deltar i de övergripande besluten som styrgruppen tar, bistår både styrgruppen och teamet att fatta välgrundade beslut om prioriteringar, inriktningar och målsättningar.

Normalt sett har inte en Scrum Master en egen budget, vilket vanligtvis är fallet för en projektledare. Dock är denna typ av resurser viktiga för både projektet och dess agila team. Sagda resurser kan användas för att främja specifik kompetensutveckling, inköp av komponenter såsom mjukvaror, verktyg, licenser eller liknande, som är till nytta för det specifika teamet.

Kommunikation, kompetens och planering

Medarbetare som är väl informerade om målen, syftet och de förväntningar som finns, har mycket bättre förutsättningar att utföra sina uppgifter på ett bra sätt. Projektledarens roll i kommunikationen är här till stor hjälp för både teamet och Scrum Master. Genom projektledaren tillhandahålls teamet den nödvändiga informationen för att effektivt arbeta och aktivt sträva mot målen för projektet och följaktligen för organisationen.

För projektledare som inte är fullständigt insatta i de agila metoderna kan en Scrum Master utgöra en värdefull resurs för att bygga kompetens. Genom att stödja projektledaren att förstå hur de kan driva sitt projekt i linje med agila metoder, ceremonier (och därmed teamets effektivitet), skapar Scrum Mastern en gynnsam miljö för samverkan mellan projektmetodik och agila processer.

”Lagom agilt”

Projektledaren arbetar utifrån ett projekt- och riskperspektiv, vilket stödjer Scrum Mastern att balansera en ”lagom” användning av agila principer för att styra teamet och dess arbete. Det kan inkludera områden som prognostisering, dokumentation, kommunikation och planering, där teamet exempelvis antar ett kvartalsbaserat planeringsperspektiv och tillsammans med produktägaren skapar en produktroadmap som harmoniserar med projektplanen. Det handlar mer om att hitta en balans än att överdriva den ofta missuppfattade agila inställningen att ”ingenting kan planeras, förutses eller utlovas i en komplex värld”. I det fallet antar arbetet snarare en alltför slumpmässig karaktär, vilket inte heller är önskvärt.

Sammanfattningsvis

Alldeles för ofta ser vi ett slags ställningskrig i organisationer där agila team och förespråkare hamnar i en onödig konflikt med projekt och projektledare. Detta, trots att det egentligen finns tydliga vinster att uppnå i ett produktivt samarbete. Genom att beakta våra råd ovan samt att vardera ”sida” är beredd att kompromissa i någon mån för den andra sidans behov och förväntningar, så kan man etablera ett gott samarbete och skapa värdeskapande leveranser. En av de viktigaste delarna i detta är just att titta på de underliggande principerna för hur vi som organisationer prioriterar, planerar, följer och utvärderar vårt arbete. Sannolikt sker inte detta av sig självt utan kräver ett aktivt deltagande och samarbete.

Om Onbird

På Onbird tror vi på några enkla saker. Vi tror att organisationer idag sitter på en mängd outnyttjade förmågor. Vi tror också på att alltid sträva mot enkelhet. Vidare tror vi på att man först måste definiera vilket problem som man vill lösa innan man definerar lösningen. Slutligen tror vi att vi skapar mest värde åt våra kunder när vi hjälper dem att själva utvecklas och hitta lösningen.

Utifrån det har vi utvecklat en portfölj av tjänster, produkter och utbildningar som vi använder för att hjälpa våra kunder. I portföljen finns kunskap, produkter och lösningar baserade på kända ramverk. Men ramverken kan aldrig vara lösningen eller målet. De kan bäst användas som ett medel för att nå målet. Ibland kallar vi detta för ett ”agnostiskt perspektiv eller förhållningssätt” till ramverk.

Bland våra kunskapsområden erbjuder vi kompetens inom Agile, DevOps, Lean IT och ITSM och ingen av dessa är alltså slutmålet.