Vad är ett självorganiserande team?

En av de viktigaste egenskaperna hos högfunktionerande agila team är deras förmåga att självorganisera. Men vad betyder det här med ”självorganisering” egentligen och finns det specifika förutsättningar som behöver finnas på plats för att teamen ens ska kunna självorganisera? 

Det här är den andra delen i bloggserien om Scrums metoder där vi går igenom:

1. Tvärfunktionella team
2. Självorganisering
3. Time-boxing
4. Iterativ utveckling
5. Värdebaserad prioritering och backlog

Vad menas egentligen med självorganisering?

Självorganisering är inte exklusivt för hur vi människor organiserar oss i grupp utan ett naturligt fenomen – en process som uppstår inom bland annat biologiska-, kemiska-, sociala och kognitiva system överallt omkring oss. Vita blodceller till exempel.

Föreställ dig att din kropp är ett framgångsrikt företag där din hjärna representerar företagets ledning och beslutsfattare. Syftet med företaget är att hålla dig vid liv. Lek nu med tanken att dina vita blodceller är ett team, de fungerar oberoende av hjärnan när de gemensamt utrotar skadliga bakterier i vår kropp. Hjärnan skulle aldrig kunna instruera de vita blodcellerna med toppstyrda kommandon för de besitter inte rätt kunskap. Istället har de vita blodcellerna fått tydliga ramar att förhålla sig till – Försvara kroppen mot infektioner. Hur de gör det och vilken blodcell som gör vad spelar ingen roll. De får fatta sina egna beslut inom deras uppsatta ramar och är på så sätt mer effektiva.

Förutsättningar för att skapa ett framgångsrikt, självorganiserat team

Om du nu zoomar tillbaka till verkligheten från exemplet ovan och plockar med dig lite insikter kan du hitta ett antal viktiga förutsättningar som du kan applicera i verkligheten för att hjälpa teamen att bli mer självorganiserande.

Teamets produkt

Produkten som teamet arbetar med behöver vara tydlig och väl avgränsad. Huvudansvarig för detta är teamets Produktägare. Alla i teamet ska veta varför produkten existerar, vilket kundbehov den tillfredställer och hur produkten skapar värde. Vidare bör teamet även förstå produktvisionen så att alla kan “dra åt samma håll”.

Tydliga ramar att verka och ta beslut inom

För att teamet ska känna sig trygga med att ta egna beslut så måste de förstå inom vilka ramar de behöver förhålla sig inom. Ofta handlar detta om produktens kvalitetsegenskaper (icke-funktionella krav) men kan också innebära ramar utanför produkten såsom verktyg och budget för kompetensutvecklande insatser. Försök att definiera teamet eller produkten, exempelvis genom att använda en s.k. produktcanvas.

Teamet får förtroende från ledning och beslutsfattare

En av de förutsättningar som är av viktigare karaktär är hur ledarskapet ser ut på företaget. Ledare behöver ha tilltro till att teamet har svaren och förmågorna att lösa de problem de stöter på. Ledarna behöver undvika att ge direktiv utan istället arbeta utefter målsättningar samt att hjälpa teamen i linje med “servant leadership”.

T-formade kompetensprofiler

När man sätter ihop teamen från första början fokuserar vi på att teamet ska vara tvärfunktionellt – alltså ha representater inom alla funktioner som behövs för att skapa produkten (tex frontend, backend, test, ux, osv). Det är viktigt att inte “nöja sig” med detta då vi vill att teamet ska vara så effektivt som möjligt. Gör en inventering av teamets kompetenser för att lokalisera flaskhalsar. Om Therese testare är sjuk eller har för mycket arbete och ingen annan i teamet vet hur man testar så skapar vi flaskhalsar (detta vill vi ju undvika!). Därför ska alla i teamet arbeta för att bli mer T-formade. En tumregel är att en person ska ha sin djupa spetskompetens och tre generalist kompetenser i relevant ämne. En vanlig tumregel inom detta skrivs ofta på detta vis: 1:3 – 3:1. Den andra delen betyder att en godtycklig arbetsuppgift som teamet tar emot ska kunna hanteras av åtminstone tre olika personer inom teamet.

Gemensamma värderingar

Våra värderingar speglar sig i våra handlingar och hur vi beter oss. Vi anpassar oss omedvetet kollektivt till varandra hela tiden genom våra handlingar, ett bra exempel på detta är – barn gör som vi vuxna gör och inte som vi säger. Detta innebär att utan gemensamma värderingar i våra team kommer våra beteenden att spreta och vår förmåga att självorganisera effektivt kommer bli lidande. Tips på workshop hittar du här.

Gemensam arbetsprocess

Teamet behöver en arbetsprocess som stöttar dem och deras behov, i den Agila världen pratar vi om vår Agila cykel som har alla delar ur ett PDCA perspektiv samt fokus på teamets egna förbättringsarbete. Genom att ha en tydligt definierad process så slipper teamet lägga tid på praktikaliteter.

Effekten vi vill få ut från självorganiserande team

Vad är då vitsen med att ha självorganiserande team? I mångt och mycket handlar det om att minska ledtider för beslut samt beroenden till specifik kompetens. Om teamet har mandat över sin produkt och sitt sätt att arbeta kommer ansvarstagandet ofta med på köpet och i slutändan kommer teamet att leverera en bättre produkt.

Ska du sätta ihop ett Agilt team? Missa då inte vår e-bok i ämnet!