Varningstecknen på att din konsult gör fel saker

av | jul 28, 2018 | ITIL/ITSM, LEAN IT

Många organisationer använder sig idag av olika former av stöd från konsulter. Konsulter används antingen som resursförstärkning (av befintlig kompetens) alternativt kompetenstillförsel i termer av kompetens, erfarenhet och kunskap som organisationen saknar. Tillfälliga kompetensbehov (resurskonsult) innebär ringa eller ingen kompetensöverföring. Vid permanenta behov av kompetens (kompetenskonsult) i den köpande organisationen så bör fokus ligga på att överföra inte bara kompetensen utan även ”förmågan” att arbeta inom de nya processer, rutiner eller strukturer som organisationen med konsultens hjälp etablerar.

 

Krav på tjänsteinnehåll

  1. Tillfällig förstärkning av teknikkompetens. Inga eller ringa behov av kompetensöverföring.
  2. Tillfällig förstärkning av kompetens kring processer. Linjeroll i regel. Vissa behov till kompetensöverföring.
  3. Tydligt behov av kompetensöverföring men god tillgång till expertis utanför organisationen (typiskt teknisk kompetens). Eftersom specialisthjälp finns nära till hands (genom tex supportavtal) så räcker endast en generell enklare kompetensöverföring/utveckling av intern kompetens i teknikämnet (tex Linux OS).
  4. Av strategisk vikt att kompetens överförs till den köpande organisationen på grund av permanent behov. Fokus på kompetensöverföring och utveckling av nya förmågor i organisationen.

Kompetensutveckling

Teknisk kompetensförstärkning kan enkelt göras via utbildning, online-studier, egenstudier och liknande. Tillämpning är direkt, tydlig och någorlunda enkel.

Process/metodkompetensförstärkning (för olika ramverk inom IT) är svårare och kan till viss del göras genom utbildning eller liknande. Oftast finner organisationer att tillämpningen av ramverket i den egna organisationen är svårare än vad kursen gav sken av. Därför är det vanligt att anlita kompetenskonsult-stöd för att internt utveckla nya förmågor hos personalen.

Typiska IT-ramverk på marknaden idag är Scrum/Agile, Lean IT, DevOps, ITIL, COBIT och i Sverige hittar vi också PM3. Alla dessa ramverk syftar till bättre samarbete med kund, ökad kontroll på interna processer inom IT och en generellt ökad effektivitet och produktivitet (dvs ett lägre kilopris på IT-leveransen).

För alla dessa ramverk finns det en uppsjö av olika leverantörer som alla på ett eller annat sätt erbjuder mer eller mindre färdiga eller kompletta lösningar för kompetensförstärkning inom den köpande organisationen. Ibland i termer av visst strukturkapital såsom mallar, dokument, processbeskrivningar/dokumentation, kurser och ibland även understödjande verktyg för ärendehantering och dokumentation.

Hur vet man att konsulten gör ett bra eller dåligt jobb?

Här är några typiska varningssignaler som man kan hålla ögonen öppna efter:

1. Den rådgivande konsulten spenderar mesta tiden eller merparten av sin tid ensam, på sitt rum eller tillsammans med enstaka individer i organisationen.

2. Konsulten har svaren på alla frågor och alla lösningar klara redan i förväg. Gärna i termer av ett specifikt verktyg eller ett ramverk som ska passa alla organisationer.

3. Konsulten skapar många dokument/Powerpoints som löpande distribueras ut för “förankring”.

4. Konsulten håller långa föreläsningar av klassisk katederundervisningskaraktär som man lika gärna kunde få i ett klassrum någonstans.

5. Konsulten har inte tydligt definierat vilket problem som ska lösas. Dvs vilket det faktiskt underliggande felet är, inte det symptom som organisationen inte blir av med.
– Varför jobbar vi inte mer lättrörligt?
– Vi jobbar inte agilt alltså gör vi fel. (Byt ut agilt mot vilket annat ramverk eller processnamn som helst.)

6. Konsulten anser att det som behövs är en starkare och tydligare kontroll på hur medarbetare utför sitt arbete. Gärna i termer av “tydligare roll- eller befattningsbeskrivningar, processägare och andra processfascister som ska bevaka att personalen inte gör “fel”.

7. Konsulten gör “precis som hen alltid brukar göra”. Så här har jag gjort i X antal olika uppdrag tidigare och det gav tydliga effekter.

8. Konsulten dömer snabbt ut organisationen med “de har ingen koll eftersom de inte jobbar enligt ramverk/process a, b eller c”.

9. Konsulten identifierar tidigt att de interna tekniska verktygen/systemen för att reglera arbetsprocesser och leveranser är “dåliga/undermåliga/inte på den verifierade listan över godkända verktyg för den givna processen eller ramverket och behöver bytas ut inom en snar framtid”.

 

Varför är dessa då varningssignaler?

Vad är det som är fel med detta tillvägagångssätt? (De säger ju att de gjort så tidigare och fått effekter.)
 Därför att vi kommer i huvudsak fokusera på att få till kortsiktiga lösningar!

Ökad kontroll, dikterade rutiner och villkor, styrande systemlösningar och liknande kan självklart ge effekter. Snabba och kortsiktiga effekter som med tiden tenderar att klinga av när medarbetare återgår till sitt tidigare sätt att arbeta. Förmågan att följa den nya processen är inte etablerad hos medarbetarna och i organisationen. Förmågan att faktiskt utföra något med en given kvalitet och ett givet resultat är därmed inte säkrad.

Med förmåga avses organisationens möjlighet att faktiskt utföra något specifikt. Inte bara en gång utan som ett självklart och naturligt (medvetet) val. Nästan som ett nytt DNA. Med barn ser vi hur de utvecklar sina förmågor att röra sig, tala, resonera, argumentera och framför allt analysera. Och när detta omvandlas till ett nytt beteende som inte bara sker slumpvis utan medvetet, då har en ny förmåga utvecklats.

En förmåga som en organisation har tagit till sig kännetecknas av att den är känd av personalen, accepterad och betraktas som ett bra sätt om inte det bästa sättet att utföra sina arbetsuppgifter på. Sättet vi tar oss dit är inte genom att en person definierar förmågan och sedan dikterar den för andra. Sättet vi tar oss dit är genom att vi kollektivt utvecklar våra färdigheter och kompetenser på det sätt som är bäst anpassat för våra behov, problem och utmaningar.

Så nästa gång…

Så nästa gång du avser ta in en konsult, ställ dig frågorna:
– Är behovet permanent eller tillfälligt för min organisation?
– Är vi i behov av endast teknisk kompentens eller behöver vi utveckla våra förmågor?

Om vi är i behov av nya förmågor, hur ska vi bäst aktivera våra medarbetare i arbetet. Vilka olika former finns för att utveckla dessa förmågor. Om vi anlitar extern hjälp för detta, hur bör de bäst arbeta för att överföra sin kompetens och deras förmågor till vår organisation. Eller bör vi själva utveckla dessa förmågor genom stöd från den externa experten. Vad kan vi därmed förvänta oss att vår tilltänkta expertstöd kommer att utföra för aktiviteter? Sen kan du formulera din kravspecifikation för konsultens leverans.

I nästa bloggpost kommer jag gå lite närmare inpå vad du kan göra när du upplever varningssignalerna ovan. Prenumerera gärna på vår blogg så meddelar vi när det finns för läsning.

Verktyg, stöd och kunskap i IT Service Management

Onbird har samlat ett antal verktyg, skrifter och kurserbjudanden på vår ITIL/ITSM-sida.  Ta en titt!

Share This