Over-produced and over-processed IT – kan vi ändra på det?

Lean produktion och The Toyota Way har länge betonat vikten av att få bort allt slöseri i produktion. Åtta variationer på slöseri identifieras, och två av våra favoriter inom IT handlar om Too Much.

Too much IT

Too Much IT uttrycker sig ofta som slöseriformen Over-production, där vi producerar mer än vad efterfrågan kräver.  (Varför har jag ständigt 90% extra utrymme i min Dropbox?). Too Much IT ser vi också i slöseriform Over-processing där vi skapar mer funktionalitet än vad kunden kräver. (Hur många appar använder jag verkligen i min smartphone?

Standish Groups Chaos Report* är en årlig analys av projekt där de ser över framgångsfaktorer för IT-utveckling. Dessvärre upptäcks en del Too Much här också. År efter år rapporterar de att:

Kan det betyda att två av Office-paketets tre menyval är för många? Eller att två av tre rapporter i affärssystemet är onödiga? Nog finns det lite (för mycket) sanning i detta. Mycket av vår IT är Too much IT. Det är överdimensionerat, överarbetat, innehåller för mycket funktionalitet och onödigt mycket finess.  Ironiskt nog, i vår strävan efter en IT-leverans i världsklass, känns det som vi lägger krokben åt oss själva. IT-utveckling blir en förförisk miljö, bara lite till låter så gott i stunden. Men det leder till försenade projekt, överskridna budgets och en användarkomplexitet som underminerar hela den goda tanken. Så slösaktigt. Så synd.

När vi överproducerar, oavsett våra goda avsikter, så slösar vi. Vi slösar personal som kunde vara i aktivt arbete kring nästa värdefulla leverans med kund. Vi slösar tid som kunde ägnas åt förankrade värdebeställningar. Vi slösar nice to have kapital som annars kunde investeras i need to haves.

Värde till kund

Men hur tar vi itu med Too much? En svår fråga för en kort bloggpost, men jag går envist tillbaka till IT:s existensberättigande som en start. Vår uppgift som IT-leverantör är densamma som för varje leverantör och producent, vi måste besvara den centrala frågan:

När vi har identifierat värdedefinitionen är det vår uppgift att ständigt sträva efter dess maximerade leverans. Och att minimera vårt fokus på allt annat. För allt annat är egentligen slöseri, waste, muda …

Tillbaka till kunden. Standish påminner om vikten till “tidig och frekvent involvering av kund och användare i IT-utveckling”. Toyotas princip #3 lyder – “låt efterfrågan styra”. Lean IT uppmuntrar till en ännu mera aktiv kunddialog. Låt oss inte förföras av en teknisk lust för IT-utveckling. Slimma till leanare IT. Gå tillbaka till den centrala frågan om värde och fråga kunden:

Kära kund, vad vill du ha? Exakt hur? I vilken takt? Och just how much?

*För mer info om Chaos Report, se standishgroup.com