Dags för kick-off? Ta med dig detta.
Vi på Onbird jobbar ofta i workshops och på olika kick-offer med olika organisationer. Genom åren har vi haft grupper inom offentlig såväl som privat sektor – små grupper på bara en knapp handfull personer till över 250 stycken på en gång. Från den erfarenheten har vi lärt oss mycket om vad man bör tänka på när man planerar en kick-off.
Det första man ska fråga sig
Varför arrangerar man egentligen en kick-off? Enligt vår erfarenhet så finns det ett flertal olika skäl.
- Den organisation man jobbar i har för avsikt att utvecklas/förbättra sin verksamhet på något sätt och man vill samlas för att diskutera problem och hitta lösningar på dem.
- Man vill skapa samling och enighet i någon fråga och vill därför samla alla/flera anställda samtidigt för att på ett effektiv sätt förankra och förmedla sina tankar/idéer.
- Nya kunskaper krävs i organisationen inför en omorganisation, verktygsinförande, ändrade processer eller liknande.
- Inför ett förändringsarbete vill man ingjuta lite energi och inspiration i den personal man har.
- Man vill utveckla och bygga bättre relationer internt mellan personal, avdelningar etc.
- Inte minst, man vill ha kul och visa sin personal sin uppskattning.
Det är här vi ofta blir kontaktade, gärna med kort varsel och får frågan om vi kan hjälpa till. Inte ovanligt baserat på alla de ovan skälen. Det brukar ofta bli att den lösning som passar kunden bäst är någon form av interaktiv övning där vi aktiverar, utbildar, förankrar och förmedlar nya processer, metoder, verktyg eller vad det nu kan vara som just den specifika kunden behöver.
Flera av våra simuleringar finns i anpassade varianter lämpliga för kickoff, mer om dessa här. Som uppvärmning kan vi rekommendera den klassiska Marshmallow Challenge. Vi tycker den är bra för den inte bara är rolig och utmanande utan det finns viktiga lärdomar relevanta för en IT-leverans att dra från den och sedan tillämpa i vardagen. Är du intresserad av att leda den själv kan du ladda hem en instruktion här.
Vad ska man då tänka på när man arrangerar en kick-off?
Här är några av de saker vi genom åren lärt oss är viktiga att tänka på inför en kickoff. Dessa gäller oavsett storlek, budget och problemställning man vill möta.
Planera noga
Räkna inte med att det går att fixa lite med vänsterhanden under tiden som man gör sin vanliga arbetsmängd. Det går alltid mer tid än man tänkt sig.
Tydligt syfte
Ha ett tydligt syfte med konferensen. Om syftet är i stil med ”bättre intern kommunikation” eller ”tydligare roller och samarbetsformer” kan det nog dessvärre bli lite vagt. För att tydliggöra syftet så är det alltid bra att formulera vilket problem man vill lösa.
Resultat av övningar
För de övningar man gör, tänk igenom från början vilka tänkbara resultat de kan ge. Praktiskt kan det faktiskt handla om att du som arrangör redan vet svaren. Om du inte kan någorlunda pricka in vilket svaret är, då har du antagligen inte varit tillräckligt tydlig med frågan.
Val av övning
Välj övningar som är engagerande, utmanande, roliga och som har en tydlig relation och förankring till deltagarnas vardag. Undvik teoretiska, vaga övningar som kanske är roliga men som inte ger en konkret nytta i vardagen.
Ledarens roll
Chefen har en central roll i kick-offen. Om inte som deltagare eller drivare så åtminstone i att öppna, förklara syftet och framförallt hantera resultatet av kick-offen efteråt.
Presentationer
Förbered noga, öva på presentationen ordentligt, korta ner presentationen, undvik PowerPoints med mycket text och ge fasiken i att läsa upp rad för rad vad som står i manus eller presentationens bilder.
Task-list som förändrar allt?
Sista tipset är kanske det svåraste – undvik i görligaste mån att komma ut från konferensen med en task-list på 100 punkter som aldrig kommer att genomföras i vardagen. Har ni förbättringar ni identifierar och inför dem på en gång. Vänta inte tills ni kommer hem. Det kan betyda rent praktiskt att ni ändrar i mallar, justerar systemen som stöder er förändring, utbildar folk på plats, prövar ut den nya lösning på riktigt etc. Allt för att se till att den nya metoden/lösningen faktiskt börjar användas på en gång istället för att folk får gå och vänta på att den ska bli klar i 3-6 månader efteråt.
Kick-offen har betydelse
Den ska ge effekt, både i gruppdynamik och gärna i ett positivt bidrag till vardagens arbete. Passa på att börja er planering nu och hör av er med era egna tankar, lärdomar eller frågor till oss så hjälper vi gärna till.
Vanliga misstag när man inför agila metoder och hur man undviker dem
Dags för kick-off? Ta med dig detta. av Torbjörn Dahlström | maj 12, 2020 | AGILE, DEVOPS, ITIL/ITSM, LEAN IT Att införa agila metoder i en organisation kan vara en spännande och givande resa, men det finns utmaningar på vägen. På Onbird, där vi…
Nedbrytning av arbete - hur?
Dags för kick-off? Ta med dig detta. av Torbjörn Dahlström | maj 12, 2020 | AGILE, DEVOPS, ITIL/ITSM, LEAN IT Inledning När vi på Onbird ombeds hjälpa en kund med struktur för planeringsarbete, så är det ofta i själva verket steget innan - nedbrytningen…
CIO-utmaningar 2024
Dags för kick-off? Ta med dig detta. av Torbjörn Dahlström | maj 12, 2020 | AGILE, DEVOPS, ITIL/ITSM, LEAN IT I takt med att den digitala transformationen accelererar, blir IT alltmer kritiskt för företagens framgång. Trots detta finner sig CIO:er och IT-avdelningar ofta på…
