Så skapade vi engagerande kickoff med fokus på kundresan

Affärsresebyrån Egencia, ägt av IT-bolaget Expedia, har under de senaste åren organiserat sin svenska organisation i en global leveransorganisation. Egencia har identifierat den interna förmågan att fokusera på hela kundresan/värdekedjan som en avgörande konkurrensfördel för att möjliggöra sin expansion. De ville skapa snabbare och effektivare samarbete över interna funktioner samt utveckla ett ännu starkare fokus på kvalitet i arbetet. Därför skapade vi en engagerande kickoff med fokus på kundresan. 

En engagerande aktivitet

I samband med den årliga konferensen för den svenska verksamhet sökte man en lösning som kunde hjälpa Egencia i detta arbete. Konferensen skulle bestå av drygt 250 medarbetare och tidsmässigt fanns ett utrymme om endast tre timmar.

Målsättning

• Stärka teamens förmågor och samarbete över interna funktioner.
• Förbättra flödet genom hela värdekedjan (kundresan).
• Utveckla en ännu starkare förmåga till kvalitet i leverans.

A perfect match trots tuffa förutsättningar

Hur gör man då för att under dessa förutsättningar faktiskt lära sig något nytt som kan praktiseras när man väl kommer tillbaka till sina arbetsplatser? Och än mer utmanande, hur säkerställer vi att lärdomar från konferensen fortsätter även därefter? Valet föll på affärssimulering Process Pizza. En affärsimulering där deltagare genom att agera Pizzabagare utvecklar förmågor inom Kanban, httpoch Toyotas erkänt överlägsna produktionsmetodik.

Förberedelser

Med hänsyn till storleken på gruppen, definierade målsättningar och tidsramen skapades en anpassad variant. Dryga 20 av Egencias medarbetare förberedes för att under simuleringen observera, samla lärdomar samt i efterhand rapportera in detta till den interna projektledaren. De fick också agera kunder/beställare under själva aktiviteten för att utmana teamen och skapa en realistisk inramning.

På konferensen

I simuleringen har de övriga deltagarna, uppdelade på flera team, i uppgift att baka de bästa pizzorna som setts i den “fiktiva” staden Stenungsbaden. De fick under fyra rundor utveckla sina processer för att ta emot beställningar, baka och leverera pizzor samt i iterationer utveckla och förbättra sina interna processer.

När alla rundor var klara fick alla teamen räkna sina poäng samt identifiera hur de själva förbättrat sina processer och sitt interna samarbete. De i förväg förberedda “kunderna” i varje team, fick utifrån en mall analysera hur teamen i praktiska termer uppvisat kundfokus, vad som fick dem att samarbeta bättre och hur de gick tillväga för att säkerställa kvalitet i varje steg.

Detta material samlades därefter in för att sammanställas och användas i vardagen och det fortsatta interna förbättringsarbetet med organisationens leverans i värdekedjan till kund.

Alternativt används denna objekt för att länka till ytterligare innehåll. Det ger mer ett intryck av linjerat innehåll. Använd i samma rad-objekt som till hörande text. This is text link for an internal post.

Ett lyckat utfall

250 personer släpptes lös och engagemanget var överväldigande. Kommentarer efteråt från deltagare var många men flertalet beskrev hur de hade fått “lära sig någonting som man hade användning för i vardagen, utan att det hade känts som att man jobbade under tiden”. Engagerande, utmanande, lärorikt och framför allt, mycket roligt, var det stående intrycket.

Några tips inför din Kick-off

Genom åren har vi samlat på oss många goda erfarenheter från hur man bäst planerar och genomför en Kick-off. Därför har vi samlat några råd och tankar kring det. Vi tror och hoppas att råden passar både små som stora evenemang. Kanske vill du bara en kortare workshop på kontoret eller så har du en större plan och vill skapa än mer engagemang och driv kring förändring i ditt team och organisation.

Om Egencia

Egencias vision är att förbättra affärsresevärlden. De arbetar utifrån principer om enkelhet och bekvämlighet. Det ska vara lätt att boka och hantera resor. Egencia avser revolutionera affärsresebranschen genom en kombination av innovation och insikter. Till marknaden erbjuder Egencia en mängd olika skräddarsydda lösningar för hanteringen av sina resor och researrangemang. Deras bokningsverktyg för affärsresor låter resenärer hitta sina egna resvägar. Egencia arbetar aktivt med att förbättra användarupplevelsen och investerar starkt i teknik, vilket gör att de kan leverera lösningar som låter resenärer hantera sina egna resor. Egencia beskriver sig själva som ett IT-bolag i resebranschen och har utvecklats starkt under ett antal år. Med hjälp av innovativ teknik, kundvärdefokuserade lösningar. Med en organisation optimerad för snabba leveranser har Egencia ett starkt erbjudande till marknaden.