LEAN IT

KOM-I-GÅNG  ⋅  UTBILDNINGAR  ⋅  BLOGGPOSTER  ⋅  LADDA HEM

Få begrepp inom förbättring och effektivisering är så välkända som Lean. Med sitt ursprung i fordonsindustin och Toyota har Lean (eller Toyota Production System) visat sig vara vida överlägsen alla andra metoder för att bygga med kvalitet och på kortast möjliga ledtid. I princip alla stora produktionsbolag har idag hämtat inspiration och lärdom från denna metod. Vidare så har Lean som metod eller filosofi spridit sig till en mängd andra områden. Sjukvård, servicesektor och inte minst IT har alla hämtat mycket av sin inspiration och sina ledord från Lean med sitt fokus på  att skapa flödeseffektivitet i leveranser från organisationer. Dagens stora IT-ramverk såsom DevOps, Agile och ITIL har alla tagit avstamp från Lean då det även visat sig skapa stora värden inom IT-leveranser.

Lean IT är ett eget ramverk i sig och en direkt tillämpning av Lean på IT och IT-tjänsteleverans.  Ramverket utvecklades av en Non-profitorgansiationen grundad av 3 olika större konsultfirmor samt 3 internationella certifireringsinstitut. Idag ägs och förvaltas Lean IT av APMG. LITA som organisation har som syfte att tillhandahålla:

• En industristandard av referensmaterial samt resurser för organisationer som tillämpar  Lean IT
• En tydlig positionering av Lean IT gentemot andra kunskapskällor, ramverk, standarder och praxis.
• Ett certifirieringsschema av ackrediterade kurser för organisationer och individer som önskar anamma principerna från Lean IT. Oavsett nivå eller område i organisationen, för tjänsteutveckling såväl som  drift av IT-tjänster.

Lean ITs kurser innehåller både den grundläggande Lean IT-foundation såväl som ett antal vidareutbildningar såsom Kaizen Lead, Lean Leadership samt Lean Coach.

Ramverket Lean IT har idagfått fotfäste och spritt sig inte bara till typiska Early Adopters. Utan även till andra följande organisationer både i europa och övriga världen.

Varför LEAN IT 

En av de stora fördelarna med Lean IT är att det inte är specifikt anpassat någon del av IT-tjänsteleveransen. Agila metoder har länge gett stöd till systemutveckling. Medan förvaltande organisationer respektive driftsorganisationer inte haft lika tydliga stöd att få. ITIL har anammats av många organisationer och vinster har uppstått. Men Lean IT erbjuder en ytterligare dimension tack vare sin nära koppling till Toyotas produktionsmetod. Lean IT lägger tonvikt inte bara vid metoder och verktyg utan också principer för kultur, ledarskap och fokus på kundvärde.

De organisationer som tagit till sig Lean IT och dess principer ser ofta tydliga resultat i termer av:

• Kortare ledtider i leveranser och projekt
• Bättre kvalitet i leveranser och ett fokus på kvalitet inbyggt i organisationen
• Nöjdare kunder och personal samt
• Tydligt mätbara förbättringar i processer och interna rutiner

Tack vare sin struktur fungerar också Lean IT mycket väl tillsammans med andra etablerade regelverk. Genom att kombinera till exempel ITILs generiska processer med Lean ITs principer och verktyg går det att utveckla redan etablerade strukturer. Vidare så erbjuder Lean IT också mycket konkreta och tydliga verktyg. Exempel på detta är Kanban, Value Stream Mapping, SIPOC, problemlösning genom 5 why (varför) och A3-metoden. Lite förenklat. Vill du vara framgångsrik i dina ITIL-processer? Lkonstruera och utveckla din DevOps pipeline på bästa sätt? Optimera din agila utveckling? För alla dessa tre så är Lean IT en integrerad och nödvändig komponent.

Centrala begrepp och verktyg för lättrörliga IT-organisationer

I princip alla IT-organisationer jobbar dagligen för att möta kunders (ibland höga) förväntningar på leveranser. Hög kvalitet på det som levereras. Korta ledtider i leveranser. Förmåga att operera ”bimodalt”. Alla dessa förväntningar ligger i potten. Lösningen kan kännas svår att nå men med stöd av Lean IT  finns hjälp att få. Fokus på att skapa flöde. Identifiera och eliminera flaskhalsar genom att begränsa personberoende är viktiga verktyg på vägen. Genom att mappa ut värdeflöden och analysera dessa kan slöseri (eller waste) identifieras och elimineras. I stödet från Lean ITs metoder såsom 5 why och A3-modellen erbjuds strukturer för aktiv problemlösning. Tillika förbättrat flöde/eliminering av Waste som i slutändan ger bättre leverans till kund.

Vidare så erbjuder Lean IT ytterligare stöd och principer för visual management och kanban. Korrekt applicerat kommer Kanban enligt Lean IT stöda principer och rutiner för”sustainable pace”, single piece flow och WIP-limits.  Lean IT tillhandahåller därmed också strukturer för att knyta teamens kanban och visual management till ledningens dito. Ytterligare verktyg är SIPOC och value stream mapping som kan användas dels för att identifiera waste som nämnts ovan. Men också för att mäta operationell effektivitet (Operational Process Efficiency).

Fokus på kundvärde

Lean IT utgår ifrån ett fokus på kundvärde. Endast kunden kan defininera vad de uppfattar som värde. Med stöd av verktyg som ”Voice of the Customer” samt ”Critical to quality tree” får användare av Lean IT hjälp i sitt förbättringsarbete.  I fokus på värde till kund behövs också en ständig uppmärksamhet på kvaliteten i arbetet och leveransen. Att fortsatt acceptera medioker leverans och insats bygger en oönskad kultur. Istället så strävar organisationer som anammar Lean IT efter att uppnå ett ”kaizen-mindset” med ständiga förbättringar i korta iterationer. Det här i sin tur innebär att även ledarskapet måste utvecklas inom organisationen. Här föreskriver Lean IT en managementfilosofi. Ledare måste leva som de lär och följa principerna för ”Go to gemba”. ”Go see, ask why, show respect” är metoden som förespråkas för ledare som lever Lean leadership.  Lean IT erbjuder struktur, beprövad kunskap och inte minst träningsmöjligheter.

Slutligen kan ledare, baserat på ovan och en aktiv ”performance dialogue”, jobba med relevant uppföljning och mätning. Relevant ur det perspektivet att det driver ständig förbättring och bättre resultat i leverans. Istället för att mäta tidrapporter och projektbudgetar så ska vi mäta basala saker som faktiskt relaterar till leveransen. Mätningar av ”takt”, ledtider, in- och utflöde samt leveranskapacitet är centrala komponenter i ett faktadrivet, ständigt förbättringsarbete. På det sättet kan organisationer också reglera hur mycket arbete som är, och ska vara aktiverat, så att IT-organisationen kan balansera sin leverans.  För personalen blir det ett jämnare tempo, bättre mer relevant feedback på arbetsinsatser och en ökad förmåga att påverka arbetsformer. Intressant nog ser vi också att andra ramverks rekommenderade mätningar i stor utsträckning utgår från samma principer. Oavsett om vi pratar Agile, DevOps eller ITIL.

.

Kom i gång med LEAN IT

Det finns ingen exakt mall för var man börjar sitt arbete med att ta till sig principer, metoder och filosofin inom Lean. Vårt råd brukar normalt vara att börja i den ände där det gör ont eller där våra kunder uppfattar leveransen som mest bristfällig.

Typiskt brukar dock ett behov finnas kring kompetenshöjning och att skapa insikt om vad som i våra nuvarande metoder behöver ändras/utvecklas. Utvecklingen är också ett förändringsarbete och måste behandlas som ett sådant. Där ledare inom organisationen jobbar aktivt med att förklara problemen med vår nuvarande metod, möjligheterna med Lean IT samt engagerar personalen i förändringsarbetet.Därmed krävs det alltså nya kunskaper på ledarnivå i lika stor utsträckning som hos personalen.

Visualisering, ofta första steget

Vanligtvis börjar man också med att visualisera sitt arbete för att göra flöden tydliga respektive synliggöra var vi har problem i våra flöden. Beroende på vilken del av en eller typ av IT-organisation det handlar om så kan behov och förutsättningar se lite olika ut. Oaktat detta är ändå det första som behöver göras att först definiera ”arbetet. Dvs vilka flödesenheter är det vi pratar om. Är det agil systemutveckling med Epics, Features och Stories (och en och annan bugg förstås) så är det en uppsättning. Utgår vi istället från en infrastrukturavdelning så kanske vi iställte pratar om Service Requests, Changes, Life cycle management-aktiviteter och naturligtvis incidenter. För en sytemförvaltningsfunktion kan det handla om support, processfrågor, applikationsförvaltning (som sannolikt behöver förtydligas). Givetvis också livscykelhantering såsom uppgraderingar, integrationer och liknande. Dessa kan ju också betraktas som Changes beroende på organisationens definition.

Så etablerar du din kanban

 När dessa arbeten, eller flödesenheter som de kallas för inom Lean IT, är definierade kan arbetet med att visualisera flödet startas. Här är det vanligt och rekommenderat att man använder Kanban-verktyg av något slag. Utifrån det kan man sedan följa den traditionella strukturen för kanban.

• Definiera dina flödesenheter (typer av arbete som ska synas på tavlan)
• Definiera dina flödessteg per typ av arbete/flödesenhet
• Identifiera ”pain-points” eller sådant som normalt fungerar dåligt för det flödet.
• Definiera ditt meta-data för dina kanbankort, vad vill vi veta per kort
• Konstruera din tavla

När så tavlan är konstruerad kan du börja arbetet med att sakta begränsa hur mycket arbete som är aktiverat. Skapa tydliga policies (tex DoD-Definition of done). Löpande hantera flödet och optimera det. Låt teamet som använder tavlan samarbeta och tillsammans utveckla sina processer. Dels genom problemlösning och dels genom regelbunden reflektion och feedback. Bland annat från dina centrala nyckeltal. Teamet och organisationen skapar därmed problemlösning som inte sker lite slumpmässigt utan som det finns regelbundenhet i och tid avsatt för. Allt för att fortsätta förbättra leveranser av värde till kund/mottagare av arbetet.

Nya metoder kräver ny kompetens

Som nämns ovan är det rimligt att anta att de nya metoderna inte bara uppstår av sig själva. Vår erfarenhet har visat att mycket inom Lean kan upplevas som kontraintuitivt och i strid med många inlärda sanningar. Därför erbjuder Onbird idag olika tjänster inom Lean IT. Vi erbjuder:

• Konsulttjänster
• Certifierande utbildningar
• Interaktiva workshops och affärssimuleringar

Typiska uppdrag kan vara att etablera visuell styrning genom kanban, hjälpa kunder att mappa ut värdeflöden för att identifiera waste i interna processer, förenkla och förbättra interna rutiner samt skapa bättre flöde i leveranser.

Under dessa år har vi också fokuserat på att uveckla vår konsultativa metod från mer traditionell till en Leanorienterad form. Konkret innebär det att vi i första hand coachar och mentorerar våra kundorganisationer så att de själva utvecklas och kan hantera fortsatt ständig förbättring och kaizenaktiviteter.

Tack vare Lean ITs tillämplighet på inte bara systemutveckling så har vi genom åren hjälpt typiska IT-driftsorganisationer, stadsnät och infrastrukturleverantörer, förvaltande applikationsavdelningar och även grupp-it-funktioner med en stor andel sourcad leverans att få bättre flyt i sina leveranser. Metoderna är oftast häpnadsväckande självklara när man väl kommer in i rätt tänkesätt och våra kunder kan ofta förbluffade säga saker som att ”det här är ju bara vanligt sunt bonnförnuft, varför har vi inte gjort det här tidigare?”

Ett av de tydligaste exemplen på detta är när vi hjälper kunder att synliggöra hur mycket arbete som är aktiverat samtidigt och hur detta påverkar inte bara ledtider, kvalitet i leverans utan även intern stress och frustration. 

LADDA HEM

BLOGGPOSTER OM LEAN IT