Vem skulle trott att lokaler var ett av våra största hinder för DevOps?

Att jobba med utgångspunkt från Lean och DevOps är att sträva efter flöde i leveransen. Dvs att varje önskemål från kund ska kunna flöda ostoppad genom alla faser och steg, genom hela organisationen från idé, till utveckling, till löpande drift och tjänsteleverans.

Organisationer som ger sig på den resan att skapa flöde genom organisationen stöter dessvärre på alla möjliga väntade men också oväntade hinder.

Väntade hinder är sådant som den traditionella uppdelningen av organisationer i stuprör, specialister som tjuvhåller på sina uppgifter snarare än korsfunktionella team som arbetar med kundens bäste för ögonen. Linjechefer som håller hårt på sitt mandat baserat på ett tekniskt omfång snarare än kundvårdande strukturer. Felformulerade nyckeltal (ibland också definierade i SLA) som skapar lokal optimering men med global degradering som resultat.

Multisourcing-lösningar där IT-leveransen är uppdelad på många olika underleverantörers arbete som måste koordineras och som helt saknar tydliga rimliga incitament för leverantörerna att skapa globalt flöde. Allt det här är väntat, känt och (om än ibland omständligt och tidskrävande) möjligt att lösa.

Men ett oväntat problem som vi upptäckt mer och mer av under den senaste tiden är faktiskt våra lokaler.

Lokaler som stöder teamen

IT-organisationer behöver inte nödvändigtvis ha flipperspel, pingisbord och rutschkanor (även om vi gillar sådana) för att vara en bra arbetsplats. Vad de mest av allt behöver är bra förutsättningar för team att jobba i. Det betyder att teamen måste veta att det finns plats för medlemmarna i teamet. De måste ha plats för tavlor och Visual management såsom kanban för att kunna hålla stå-upp-möten, planeringsmöten och i viss mån också retrospektiv.

Bra är också om det finns tomma Whiteboards eller andra ritytor där komplexa problem kan lösas med hjälp av verktyg och modeller som Ishikawa, Kepner & Tregoe eller andra modeller som gärna använder utrymme för att rita och analysera orsak och verkan till problem som uppstått.

Överdrivet fokus på resursoptimering 

Men lokaler betraktas tyvärr oftast som kostsamma resurser där vi försöker optimera resursutnyttjandet genom poolplatser, rörliga platser och inte minst genom att försöka klämma in så många medarbetare som möjligt på så liten yta som möjligt genom oändliga kontorslandskap.

Det här är ett rimligt perspektiv om vi utgår från ett resurseffektivitetstänk, (läs mer om detta i vår bokrecension “Detta är Lean” av Niklas Modig) där målet är att belägga resurser till 100% för att sänka enhetskostnaden. Men för en organisation som strävar efter flödeseffektivitet kan det alltså vara förödande.

Lokalerna hindrar vår effektivitet

Bristfälliga eller inga platser att skapa visuella flöden och tavlor som indikerar leveransläge, få eller inga Whiteboards för att lösa problem och diskutera komplexa frågor, hårt uppbokade konferensrum som designats till snygga lounger men som inte ger utrymme för strukturerat arbete, där vi också gärna sätter begränsningar på hur länge man får boka rummen (tex max 1 timme) så att vi måste bryta innan vi är klara med att lösa vårt problem, gå till ett annat rum, starta om tankeverksamheten och förlora dyrbar tid. Glöm inte heller hur mycket tid vi måste lägga bara på att hitta ett ledigt rum.

För chefer blir också lokalerna ett hinder för att förstå vad som pågår, hur teamen ligger till i leveranser, var det finns flaskhalsar i flödet och om eller i vilken mån vi kommer att kunna möta uppsatta mål då det saknas enkla tydliga veckotavlor som fungerar enligt 5-3 regeln (inom 5 steg från min arbetsplats och inom 3 steg för att förstå hur vi ligger till). Vilket gör att chefer blir kvar i sina rum eller bara möter sina kollegor i konferensrum, aldrig där arbetet faktiskt pågår.

Så nästa gång ni sätter er ner och funderar över era lokaler och hur de nyttjas, bestäm er först och främst för vad som är viktigast för er, resurseffektivitet eller flödeseffektivitet. Då har ni antagligen större chans att fatta rätt beslut för era dyra lokalkostnader i balans mot effektivitetsvinster eller förluster i DevOpsteamen.