Det är ingen idé att försöka, vi stannar här …

Idag finns det många organisationer som excellerar inom diverse tekniska discipliner. IT-organisationer är fyllda av kompetenta, erfarna duktiga medarbetare och chefer som alla har långa teknikresuméer. Men alldeles för ofta så missar vi att också fokusera på de mjuka faktorerna såsom kultur och värderingar. 

Ofta hört i många organisationer

Det är omöjligt att lova när något ska vara klart …
Det är ingen idé att försöka, det är utanför vår kontroll …
Varför slösa tid på något som vi ändå inte kan göra något åt …

Känner du igen fraserna? Jag stöter på dem titt som tätt i samband med förändringsarbete. Det börjar oftast med att vi diskuterar vad som är viktigt för våra kunder och då brukar vi ganska snabbt konstatera att kunder vill gärna veta när något ska vara klart. Och det slutar i regel med att någon i gruppen som diskuterar frågan konstaterar sakligt att “det är omöjligt för oss att lova något eftersom vi är beroende av….”fyll i valfritt av följande alternativ:

• Extern leverantör som ska göra något.
• Annan intern avdelning som ska göra något.
• Kollega som ska göra något.
• Kund som ska göra något.
• Användare som ska göra något.
• Systemtillverkare som ska göra något eller vägrar göra något.
• Att ascendenten ska förflytta sig till Jupiter eller kossor ska växa ut vingar och börja flyg.

Resten av gruppen brukar då konstatera att det är korrekt, det är omöjligt för oss att göra något åt, alltså gör vi ingenting. Ofta med chefen för avdelningen närvarande och med samma inställning.

Oönksade konsekvenser/effekter

Den inställning som uppvisas uppstår ju ofta i ren frustration och inte för att våra medarbetare och kollegor är ondsinta. Men en oänskad kultur har slagit tänderna i oss och konsekvenserna brukar vara en eller flera av:

• Kunder får inga besked om eller villkor för leveranser och blir därmed griniga.
• IT-organisationer fortsätter att harva med samma mediokra resultat (och känner av kundmissnöjet och blir därför griniga).
• Alla inblandade blir frustrerade eller än värre resignerade och slutar försöka (och är allmänt griniga).

Detta är ju sannolikt varken den kultur eller stämning som vi vill odla i en organisation. 

Ett mer ”Lean” förhållningssätt

Ofta när vi talar om DevOps och Lean IT så tar vi upp frågan just om kultur. Den kultur vi beskriver ovan är ju knappast den önskvärda? Det är omöjligt att lösa det här problemet, alltså försöker vi inte.

Inom Lean IT och från den stora ledstjärnan Toyota så pratar vi inte om problem på det sättet. Vi omnämner Problem som en möjlighet för att lära och förbättra, inte som en oundviklig negativ aspekt som vi försöker att undvika eller minimera.

Tvärtom så vill vi ha upp så många problem som möjligt till ytan så att vi kan förbättra oss. Alla problem går att lösa, det kan ta tid, det kan vara besvärligt men det är aldrig, (och här vill jag repetera och lägga tyngd vid det) absolut aldrig omöjligt. Den dagen vi accepterar problem som omöjliga att lösa eller helt oförbätterliga, den dagen har vi också gett upp att försöka lära oss och bli bättre.

Chefens och ledarens roll 

Här spelar chefer och ledare en central roll. Chefens respons till ett problem (och med problem så menar vi här både tekniska problem såväl som allt som kommer i vägen för vår flödeseffektivitet) är att det är något positivt, ett tillfälle till lärande och förbättring samt något som vi inte ska ignorera eller acceptera som en “lost cause”.

Istället ska chefen uppmuntra sin personal till att fråga sig vad som ändå går att göra. Vad är det minsta vi kan göra som ändå skulle göra situationen lite bättre? Kan vi ta en dialog med leverantören för att se vad de kan lova, kan vi använda oss av leveransstatistik för att se vad vi normalt klarar av, kan vi ge kollegan en tidigare varning att arbete är på ingående så att de kan planera utifrån det, kan vi flytta våra skrivbord närmare till den där andra avdelningen som vi är beroende av, kan vi ha regelbundna möten och avstämningar, kan vi… etc.

Vad som är exakt rätt lösning går inte att i förväg definiera, men prova något nytt, utvärdera, ta lärdom av och sprid kunskapen vidare (låter för övrigt förvirrande likt PDCA-hjulet som vi så ofta mässar om) så kanske vi med tiden kan bygga en bättre mer önskvärd kultur. En kultur som kommer vara en central komponent för våra förbättringar och vårt ständiga lärande.